ZARZĄDZENIE NR 63/2007 WÓJTA GMINY ŁĄCZNA z dnia 29 listopada 2007 r. 2008-02-06 1207 Art. czytany: 4486 razy ZARZĄDZENIE NR 63/2007 WÓJTA GMINY ŁĄCZNA z dnia 29 listopada 2007 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu pracy komisji przetargowej w Urzędzie Gminy w Łącznej. Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.) oraz art. 21 ust. 3 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006r. Nr 164, poz. 1163 z późn. zm) zarządzam, co następuje: §1. W celu unormowania i usprawnienia działania komisji przetargowej przy przeprowadzaniu postępowań o udzielanie zamówień publicznych przyjmuje się do stosowania w Urzędzie Gminy w Łącznej Regulamin pracy komisji przetargowej stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia. §2. Traci moc Zarządzenie Nr 12a/2004r Wójta Gminy Łączna z dnia 25 maja 2004 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu pracy Komisji Przetargowej Urzędu Gminy w Łącznej. §3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia. Załącznik do Zarządzenia Nr 63/2007 Wójta Gminy Łączna z dnia 29 listopada 2007r. REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ Rozdział 1. Postanowienia ogólne. § 1. 1. Niniejszy Regulamin określa tryb działania Komisji Przetargowej (zwanej dalej „Komisją”), powołanej, dla przygotowania i przeprowadzenia postępowań o udzielanie zamówień publicznych. 2. W zakresie nieuregulowanym niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2006 r. Nr 164, poz. 1163, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą”. 3. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o kierowniku zamawiającego należy przez to rozumieć Wójta Gminy Łączna lub osobę przez niego upoważnioną, który zgodnie z obowiązującymi przepisami, statutem lub umową, jest uprawniony do zarządzania zamawiającym. Rozdział 2. Prawa i obowiązki członków Komisji. § 2. Obowiązki członków Komisji. 1. Członkowie Komisji rzetelnie i obiektywnie wykonują powierzone im czynności, kierując się wyłącznie przepisami prawa, wiedzą i doświadczeniem. 2. Do obowiązków członków Komisji należy w szczególności: a) czynny udział w pracach Komisji, b) wykonywanie poleceń Przewodniczącego dotyczących prac Komisji, c) niezwłoczne poinformowanie Przewodniczącego Komisji lub kierownika zamawiającego o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka komisji. 3. Członkowie Komisji, bez zgody Przewodniczącego Komisji, nie mogą ujawniać żadnych informacji związanych z pracami Komisji, w tym w szczególności informacji związanych z przebiegiem badania, oceny i porównania treści złożonych ofert. 4. Jeżeli w związku z pracą Komisji, członek Komisji otrzymuje polecenie, które w jego przekonaniu jest niezgodne z prawem, godzi w interes zamawiającego lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki, powinien przedstawić swoje zastrzeżenia w formie pisemnej Przewodniczącemu Komisji. 5. Członek Komisji powinien również przedstawić w formie pisemnej swoje zastrzeżenia Przewodniczącemu Komisji, jeżeli projekt dokumentu lub decyzji, będący przedmiotem prac Komisji, w jego przekonaniu jest niezgodny z prawem, godzi w interes zamawiającego lub interes publiczny albo ma znamiona pomyłki. 6. W przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, o których mowa w ust. 4-5 przez Przewodniczącego Komisji, członek Komisji przedstawia je bezpośrednio kierownikowi zamawiającego. 7. Członkowi Komisji nie wolno wykonywać poleceń, ani czynności, których wykonanie stanowiłoby przestępstwo lub groziłoby niepowetowaną stratą, nawet jeżeli otrzymał takie polecenie na piśmie. § 3. Prawa członków komisji. 1. Członkowie Komisji mają prawo do uczestnictwa we wszystkich pracach Komisji. 2. Członkowie Komisji mają prawo wglądu do wszystkich dokumentów związanych z pracą Komisji, w szczególności do ofert, załączników, wyjaśnień złożonych przez wykonawców, opinii biegłych, protokołów i ich załączników, pism, itp. 3. Członkowie Komisji mają prawo do zgłoszenia w każdym czasie pisemnych zastrzeżeń odnoszących się do pracy Komisji do kierownika zamawiającego. § 4. Oświadczenia o bezstronności. Kierownik zamawiającego, członkowie Komisji oraz inne osoby wykonujące czynności w danym postępowaniu, składają pisemne oświadczenie o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy, którego wzór stanowi załącznik do niniejszego regulaminu, niezwłocznie po powzięciu informacji dających podstawę do jego złożenia. § 5. Odwołanie członka komisji. 1. Odwołanie członka Komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego może nastąpić wyłącznie z przyczyn określonych w ustawie. 2. W przypadku złożenia przez członka Komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy, nie złożenia takiego oświadczenia w terminie lub złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, Przewodniczący Komisji niezwłocznie wyłącza członka Komisji z dalszego udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i występuje do kierownika zamawiającego o odwołanie tego członka. 3. Przewodniczący Komisji wnioskuje do kierownika zamawiającego o odwołanie członka Komisji w razie: a) wyłączenia się członka Komisji z jej prac, b) nieusprawiedliwionej nieobecności członka Komisji na dwóch kolejnych posiedzeniach Komisji, c) naruszenia przez członka Komisji obowiązków wynikających z prac Komisji, d) zaistnienia innej przeszkody uniemożliwiającej jego udział w pracach Komisji. § 6. Przewodniczący Komisji. 1. Pracami Komisji kieruje jej Przewodniczący lub wyznaczona przez niego osoba. 2. Do zadań Przewodniczącego należy w szczególności: a) wyznaczanie miejsc i terminów posiedzeń Komisji, b) prowadzenie posiedzeń Komisji, c) poinformowanie członków Komisji o odpowiedzialności w przypadku naruszenia przepisów ustawy lub niniejszego Regulaminu, d) odebranie od członków Komisji oświadczeń, o których mowa w § 4, e) podział pomiędzy członków Komisji prac podejmowanych w trybie roboczym, f) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, g) przedkładanie kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia projektów dokumentów przygotowanych przez Komisję, h) informowanie kierownika zamawiającego o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienie publicznego, i) nadzór nad przechowywaniem protokołu, ofert oraz wszelkich innych dokumentów związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne, w trakcie jego trwania. § 7. Sekretarz Komisji : Do obowiązków sekretarza Komisji należy: a) dokumentowanie na zlecenie Przewodniczącego Komisji czynności i decyzji podejmowanych przez Komisję, b) organizowanie w uzgodnieniu z Przewodniczącym posiedzeń Komisji i informowanie w dowolnej formie o ich miejscu i terminie, c) opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez Komisję, w zakresie zleconym przez Przewodniczącego, d) obsługa techniczno-organizacyjna i sekretarska Komisji, e) prowadzenie korespondencji w zakresie zleconym przez Przewodniczącego, w tym w szczególności przesyłanie na wniosek wykonawcy/dostawcy specyfikacji istotnych warunków zamówienia, f) przesyłanie po zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego, wniosków, ogłoszeń i innych dokumentów przygotowanych przez Komisję, g) piecza nad protokołem, ofertami oraz wszelkimi innymi dokumentami związanymi z postępowaniem o zamówienie publiczne, w trakcie jego trwania. Rozdział 3. Tryb pracy komisji. § 8. 1. Komisja rozpoczyna pracę najwcześniej z dniem jej powołania. 2. Powołanie Komisji następuje na podstawie stosownej decyzji kierownika zamawiającego wyrażonej w formie pisemnej w drodze odrębnej decyzji, zarządzenia, mianowania, powołania itp. 3. Miejsce i terminy posiedzenia Komisji wyznacza Przewodniczący. Przewodniczący może wyznaczyć stałe terminy posiedzeń Komisji. 4. O miejscu i terminie posiedzeń Komisji, Przewodniczący powiadamia członków co najmniej dwa dni przed posiedzeniem. 5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach o posiedzeniu Komisji można powiadomić w terminie krótszym, niż określony w ust. 4 6. Komisja kończy pracę z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego, które było przedmiotem postępowania lub z chwilą unieważnienia postępowania § 9. 1. Komisja podejmuje decyzje w obecności co najmniej połowy jej członków. 2. W przypadku obecności mniej niż połowy członków Komisji posiedzenie odracza się. 3. Decyzje o możliwości obecności podczas posiedzeń Komisji osób niebędących jej członkami ani biegłymi podejmuje przewodniczący komisji. 4. Jeśli dokonanie oceny ofert lub innych czynności w postępowaniu wymaga wiadomości specjalnych, Przewodniczący Komisji zwraca się do kierownika zamawiającego z pisemnym wnioskiem o zasięgniecie opinii biegłego (rzeczoznawcy). Wniosek powinien zawierać przedmiot opinii (zestaw pytań do biegłego) oraz wskazanie odpowiedniej kandydatury na biegłego. 5. Przepisy dotyczące praw i obowiązków członków Komisji stosuje się odpowiednio do biegłych (rzeczoznawców). 6. Komisja podejmuje decyzje w drodze uzgodnienia (konsensusu), głosowania lub na podstawie sumy indywidualnych ocen członków komisji. 7. Jeżeli w trakcie głosowania decyzja nie może być podjęta ze względu na równą liczbę głosów, rozstrzyga głos Przewodniczącego Komisji. § 10. Protokóły z posiedzeń komisji. 1. Z każdego posiedzenia Komisji sekretarz komisji sporządza protokół zawierający: a) oznaczenie miejsca i terminu jej posiedzenia, b) listę obecności członków Komisji, biegłych i innych osób obecnych podczas posiedzenia, c) zapis czynności i decyzji podejmowanych przez Komisję podczas posiedzenia. 2. Protokół z posiedzeń Komisji podpisują Przewodniczący, sekretarz i obecni członkowie komisji. § 11. Protokół postępowania o zamówienie publiczne. 1. Protokół z postępowania o zamówienie publiczne wraz z załącznikami, o którym mowa w art. 96 ust. 1 ustawy, na odpowiednich wzorach, sporządza sekretarz Komisji a podpisują wszyscy obecni członkowie komisji. 2. Brak podpisu któregokolwiek z członków Komisji powinien zostać wyjaśniony w załączonej do protokołu notatce podpisanej przez Przewodniczącego i sekretarza Komisji. 3. Jeżeli powodem braku podpisu są zastrzeżenia członka Komisji, co do prawidłowości postępowania, do protokołu załącza się również pisemne zastrzeżenia członków komisji. 4. Przewodniczący przekłada protokół z postępowania o zamówienia publiczne kierownikowi zamawiającego do zatwierdzenia. § 12. Informowanie o pracach komisji. Do udzielania wyjaśnień i informowania o pracach komisji przetargowej uprawnieni są jedynie Przewodniczący Komisji lub osoba przez niego wyznaczona. Rozdział 4. Podstawowe czynności komisji przetargowej. § 13. Przygotowanie postępowania. 1. Praca Komisji przetargowej, rozpoczyna się od chwili wpłynięcia sporządzonego przez pracownika właściwego merytorycznie ze względu na przedmiot zamówienia wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wraz ze specyfikacją istotnych warunków zamówienia. 2. Powyższy wniosek wraz ze specyfikacją powinien być zaakceptowany przez kierownika zamawiającego. § 14. Udostępnianie dokumentacji przetargowej. Po ogłoszeniu postępowania sekretarz Komisji lub upoważniony członek Komisji: a) w wymaganych przypadkach publikuje na stronie internetowej Urzędu Gminy w Łącznej tj.: http://www.uglaczna.bip.doc.pl w szczególności specyfikację istotnych warunków zamówienia itp., b) wydaje zainteresowanym wykonawcom specyfikację istotnych warunków zamówienia na ich wniosek, c) przyjmuje i rejestruje zapytania oraz żądania wyjaśnień specyfikacji istotnych warunków zamówienia, d) po zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia, odpowiedzi, modyfikacji itp., w przypadkach wymaganych publikuje je na stronie internetowej Urzędu i przekazuje wszystkim wykonawcom, którzy pobrali specyfikację istotnych warunków zamówienia, e) w razie zwołania zebrania wykonawców prowadzi protokół zebrania, f) dokonuje innych niezbędnych czynności. § 15. Otwarcie ofert. Podczas otwarcia ofert przewodniczący komisji zobowiązany jest: a) zapewnić, aby otwarcie ofert nastąpiło w miejscu i terminie, o którym poinformowano wykonawców, b) przed otwarciem ofert podać kwotę jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, c) przed otwarciem każdej z ofert, sprawdzić i okazać obecnym na posiedzeniu stan zabezpieczenia ofert, d) zapewnić, aby oferty, które zostały złożone po wyznaczonym terminie ich składania nie były otwierane, a wykonawcy zostali o tym fakcie poinformowani, e) zapewnić, aby oferty złożone po terminie ich składania zostały zwrócone po upływie terminu na wniesienie protestu, f) po otwarciu każdej z ofert ogłosić i podyktować sekretarzowi do protokołu: nazwę (firmę), adres (siedzibę) wykonawcy, a także informacje dotyczące ceny oferty, jak również inne dane lub informacje niezbędne dla oceny ofert w zakresie przyjętych kryteriów oceny. § 16. Ocena i badanie ofert. Po otwarciu ofert Komisja : a) ustala czy wykonawca nie podlega wykluczeniu z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego, b) żąda, jeśli to niezbędne, uzupełnienia oświadczeń i dokumentów przez wykonawców zgodnie z przepisami ustawy, c) wnioskuje do kierownika zamawiającego o wykluczenie wykonawców w przypadkach określonych ustawą, d) bada oferty złożone przez wykonawców niewykluczonych z postępowania oraz stwierdza czy: - oferty są ważne, - oferty nie są sprzeczne z ustawą lub specyfikacją istotnych warunków zamówienia; - złożenie oferty nie stanowi czynu nieuczciwej konkurencji; - oferta nie zawiera błędów w obliczeniu ceny, e) żąda, jeśli to niezbędne, udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert zgodnie z przepisami ustawy, f) poprawia oczywiste omyłki w tekście ofert i omyłki rachunkowe; o poprawieniu omyłki Przewodniczący informuje wykonawców zgodnie z przepisami ustawy, g) wnioskuje do kierownika zamawiającego o odrzucenie oferty wykonawców w przypadkach przewidzianych ustawą, h) ocenia oferty nie podlegające odrzuceniu, i) przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej bądź występuje o unieważnienie postępowania, j) dokonuje innych niezbędnych czynności. § 17. Wybór oferty najkorzystniejszej. 1. Komisja proponuje wybór najkorzystniejszej oferty na podstawie indywidualnej oceny ofert dokonanej przez członków komisji, po szczegółowym zapoznaniu się z ofertami oraz opiniami biegłych (jeżeli byli powołani). 2. Indywidualna ocena ofert odbywa się wyłącznie na podstawie kryteriów oceny ofert oraz przyjętego sposobu ich oceny, określonych w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3. Jeżeli jedynym kryterium oceny ofert była cena, oferta wykonawcy z najniższą ceną spośród prawidłowych ofert złożonych w danym postępowaniu, uznana zostaje za najkorzystniejszą, a odzwierciedleniem tych czynności jest wypełnienie i podpisanie przez członków komisji kart indywidualnej oceny ofert oraz przygotowanie streszczenia oceny i porównania złożonych ofert (druki ZP 20 i 21). 4. Każdy z członków komisji sporządza pisemne uzasadnienie indywidualnej oceny jeżeli w postępowaniu przewidziano również inne kryteria niż cena na karcie indywidualnej oceny ofert (druk ZP 20), a następnie sporządzane jest streszczenie oceny i porównania złożonych ofert (druk ZP 21) . 5. Przy zastosowaniu kryteriów opisanych wzorami można odstąpić od pisemnego indywidualnego uzasadnienia oceny dokonanej przez członka komisji na karcie indywidualnej oceny ofert (druk ZP 20). 6. W przypadku, gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, kierownik zamawiającego na wniosek przewodniczącego komisji może podjąć decyzję o zwiększeniu kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia poprzez jej zmianę na wniosku o uruchomienie postępowania potwierdzoną datą i podpisem lub stosowną decyzją wyrażoną w formie pisemnej. 7. W przypadku zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 93 ust. 1 ustawy Komisja występuje do kierownika zamawiającego o unieważnienie postępowania, przy czym pisemne uzasadnienie takiego pisma powinno zawierać wskazanie podstawy prawnej oraz okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania. 8. Podpisany przez wszystkich obecnych członków Komisji protokół stanowi propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej. 9. Jeżeli kierownik zamawiającego zatwierdzi protokół (wniosek o zatwierdzenie prac komisji przetargowej), Komisja powiadamia wykonawców o wyniku postępowania zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. 10. Jeżeli kierownik zamawiającego podejmie decyzję o unieważnieniu postępowania, Komisja przetargowa powiadamia wykonawców o wyniku postępowania zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami § 18. Postępowanie w przypadku wniesienia środków ochrony prawnej . 1. O wniesieniu przez wykonawców środków ochrony prawnej, tj. protestu, odwołania lub skargi, Przewodniczący niezwłocznie informuje kierownika zamawiającego oraz w dowolny sposób pozostałych członków i zwołuje posiedzenie Komisji. 2. Sekretarz podejmuje stosowne czynności celem przekazania zainteresowanym informacji o wniesieniu przez wykonawców środków ochrony prawnej zgodnie z przepisami ustawy. 3. Wszystkie osoby biorące udział w postępowaniu po stronie zamawiającego zobowiązane są, na wezwanie Przewodniczącego Komisji, do udzielenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień, niezbędnych dla opracowania stosownego stanowiska zamawiającego. 4. Kierownik zamawiającego stwierdza nieważność czynności podjętej z naruszeniem prawa. 5. Na polecenie kierownika zamawiającego, komisja powtarza unieważnioną czynność, podjętą z naruszeniem prawa. 6. Rozstrzygnięcie protestu lub inne pisemne decyzje i informacje związane z wykorzystaniem przez wykonawców środków ochrony prawnej podpisuje kierownik zamawiającego. 7. W przypadku wniesienia odwołania kierownik zamawiającego wyznacza pełnomocników na rozprawę przed Zespołem Arbitrów, zapewniając udział w niej przedstawicielom zamawiającego. 8. W przypadku wniesienia skargi do sądu kierownik zamawiającego wyznacza pełnomocników na rozprawę przed Sądem, zapewniając udział w niej przedstawicielom zamawiającego. § 19. Przechowywanie dokumentacji. Po zakończeniu postępowania całość dokumentacji związanej z postępowaniem o zamówienie publiczne przechowuje się wyznaczonej komórce organizacyjnej. WZÓR Załącznik do Regulaminu pracy Komisji przetargowej oznaczenie sprawy T-……../.../2007 DRUK ZP-11 ……………………………….. Pieczęć zamawiającego Oświadczenie kierownika zamawiającego/pracownika zamawiającego, któremu kierownik zamawiającego powierzył wykonanie zastrzeżonych dla siebie czynność/członka komisji przetargowej/biegłego/innej osoby wykonującej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia* Imię (imiona) .................................................................................................... Nazwisko ....................................................................................................... Uprzedzony o odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania oświadczam, że: 1) nie ubiegam się o udzielenie zamówienia; 2) nie pozostaję w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia oraz nie jestem związany z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli z wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 3) przed upływem 3 lat od dnia wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia nie pozostawałem w stosunku pracy lub zlecenia z wykonawcą i nie byłem członkiem organów zarządzających lub organów nadzorczych wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia; 4) nie pozostaję z żadnym wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do mojej bezstronności; 5) nie zostałem prawomocnie skazany za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych. ........................................................ dnia .............................. r. ........................................................ (podpis) W związku z zaistnieniem jednej z powyższych okoliczności podlegam wyłączeniu z niniejszego postępowania ........................................................ dnia .............................. r. ........................................................ (podpis) * - niepotrzebne skreślić numer strony ...