ZARZĄDZENIE NR 29/2010 Wójta Gminy Łączna z dnia 30 czerwca 2010r.

ZARZĄDZENIE NR 29/2010 Wójta Gminy Łączna z dnia 30 czerwca 2010r.

2011-01-03 09⁰³
Art. czytany: 3911 razy

ZARZĄDZENIE NR 29/2010

Wójta Gminy Łączna
z dnia 30 czerwca 2010r.

w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli Zarządczej w Urzędzie Gminy Łączna
i zadań jednostek organizacyjnych Gminy Łączna w zakresie kontroli zarządczej.

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz 1240) oraz Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r.
w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) zarządzam, co następuje:

§ 1
Wprowadzam Regulamin Kontroli Zarządczej w Urzędzie Gminy Łączna i zadania jednostek
organizacyjnych Gminy Łączna w zakresie kontroli zarządczej, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2
Jednostki organizacyjne Gminy Łączna dostosują dokumentację dotyczącą sprawowania kontroli zarządczej do wymogów nowej ustawy o finansach publicznych i załączonego regulaminu.

§ 3
Za koordynacją oraz ocenę funkcjonowania kontroli zarządczej odpowiedzialnych czynię :
- w zakresie kontroli finansowej - Skarbnika Gminy Panią Alicję Miernik,
- w zakresie organizacyjnym - Sekretarza Gminy Pana Mirosława Kopytka
.

§ 4
Traci moc Zarządzenie Nr 50/2006 Wójta Gminy Łączna z dnia 28 grudnia 2006r. w sprawie ustalenia Instrukcji kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Łączna oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Łączna.

§ 5
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2010r.

Załącznik
do Zarządzenia Nr 29/2010
Wójta Gminy Łączna
z dnia 30 czerwca 2010r.

REGULAMIN

Kontroli Zarządczej w Urzędzie Gminy Łączna i zadania jednostek
organizacyjnych Gminy Łączna w zakresie kontroli zarządczej

ROZDZIAŁ I
Postanowienia ogólne

§ 1.
Regulamin kontroli zarządczej określa:
1) organizację kontroli zarządczej
2) cele i zadania kontroli zarządczej,
3) elementy systemu kontroli zarządczej,
4) rolę kontroli finansowej w systemie kontroli zarządczej.

§ 2
1. Postanowienia regulaminu w większości zapisów mają zastosowanie przede wszystkim
do wewnętrznych komórek organizacyjnych (wydziałów) Urzędu Gminy Łączna.
2. Zakres zadań, struktura organizacyjna i wykaz wewnętrznych komórek organizacyjnych
Urzędu jest zawarty w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy Łączna.
3. Zawarte w regulaminie treści mogą być użyte do tworzenia wewnętrznych regulacji
prawnych związanych ze sprawowaniem kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych
podległych Wójtowi Gminy Łączna, wykaz których stanowi załącznik do Statutu Gminy Łączna.
4. Użyte w niniejszym regulaminie pojęcia mają następujące znaczenie:
1) kontrola – jest to czynność polegająca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównania
go ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych,
ekonomicznych, regulaminach, instrukcjach sposobu postępowania (procedurach), oraz
sformułowaniu wniosków i zaleceń pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie
nieprawidłowości, także usprawnienie prac kontrolowanej komórki lub jednostki;
2) kontrola zarządcza – w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy;
3) informacja zarządcza – to taka informacja (słowna lub pisemna), która ma wpływ na
podejmowanie decyzji i może je powodować, wymuszać lub modyfikować. Nie skupia się
na sprawach wyłącznie finansowych, a obejmuje swym zakresem całokształt pracy urzędu;
4) audyt wewnętrzny – prowadzony w urzędzie gminy i jednostkach organizacyjnych
gminy jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Wójta
i kierowników jednostek organizacyjnych w realizacji celów i zadań przez systematyczną
ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze.
5) zalecenie pokontrolne – jest to polecenie podjęcia działania zmierzającego do usunięcia nieprawidłowości, niezgodności z normami prawnymi, regulaminami lub instrukcjami;
6) wniosek pokontrolny – jest to propozycja wprowadzenia zmiany w kontrolowanej
komórce lub jednostce, mająca na celu usprawnienie lub poprawienie organizacji pracy;
7) pojęcie procedury oznacza takie zaprogramowanie przez kierownictwo pracy urzędu
w instrukcjach i regulaminach wewnętrznych, aby postępowanie pracowników
samorządowych było zgodne z prawem, lecz również ze standardami kontroli;
8) procedury obowiązujące w urzędzie nazywa się procedurami kontroli, które należy
rozumieć w dwojaki sposób:
a) jest to zaprogramowany przez kierownictwo jednostki (w obowiązującej instrukcji
wewnętrznej lub regulaminie) sposób realizacji określonych zadań, stanowiący dla
pracowników sposób postępowania, a dla osób kontrolujących procedurę kontroli,
b) wielopoziomowa kontrola dowodu księgowego, od celowości dokonania zakupu i
sposobu jego dokonania – sprawdzenie pod względem merytorycznym, sprawdzenie
pod względem formalno – rachunkowym, dokonanie kontroli przez głównego księgowego lub skarbnika gminy, do zatwierdzenia wypłaty przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione;
9) procedury finansowe – są to procedury wynikające bezpośrednio z ustawy o finansach
publicznych i ustawy o rachunkowości oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń
wykonawczych;
10) procedury okołofinansowe – są to procedury wskazane w innych niż finansowe aktach prawnych regulujących pracę samorządu.

§ 3
Każdy kierownik jednostki organizacyjnej Gminy Łączna zobowiązany jest do opracowania w formie pisemnej i stałego uaktualniania:
1) procedur finansowych,
2) procedur okołofinansowych.

ROZDZIAŁ II
Organizacja kontroli zarządczej

§ 4
1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów
i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny oraz terminowy, opracowany
w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do stopnia realizacji celów i zadań,
wyznaczonych w skali roku.
2. Kontrola zarządcza bazuje na informacji zarządczej, którą można zdefiniować jako
informację słowną lub pisemną, mającą wpływ na proces podejmowania decyzji
i obejmującą swym zakresem całokształt pracy urzędu i podległych jednostek
organizacyjnych.
3. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2) skuteczności i efektywności działania,
3) wiarygodności sprawozdań,
4) ochrony zasobów,
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,
7) zarządzania ryzykiem.

§ 5
Kontrola zarządcza w Urzędzie Gminy Łączna i jednostkach podległych, jest to zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący:
1) samokontrolę,
2) kontrolę funkcjonalną,
3) kontrolę instytucjonalną,
4) kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną, sprawowaną przez pracowników wymienionych w § 9,
5) kontrolę finansową sprawowaną przez skarbnika gminy oraz głównych księgowych
jednostek organizacyjnych gminy,
6) kontrolę zarządczą sprawowaną przez kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

§ 6
1. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Urzędzie Gminy Łączna bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
2. Samokontrola polega na kontroli prawidłowości wykonywania własnej pracy przez
pracowników w oparciu o obowiązujące przepisy i obowiązki wynikające z posiadanego
zakresu czynności służbowych, z uwzględnieniem postanowień niniejszego regulaminu.
Samokontrola jest realizowana w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku
codziennego wykonywania zadań.
3. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości, pracownik dokonujący samokontroli jest
zobowiązany:
1) podjąć niezbędne działania zmierzające do usunięcia nieprawidłowości,
2) niezwłocznie poinformować przełożonego o ujawnionych nieprawidłowościach.
4. Przełożony, który został poinformowany o nieprawidłowościach, zobowiązany jest
niezwłocznie podjąć decyzję w sprawie dalszego toku postępowania w odniesieniu do
ujawnionych nieprawidłowości.

§ 7
Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach
kierowniczych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych
zadań, operacji, procesów itp., których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej
zostały określone w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania kontroli
funkcjonalnej zostali zobligowani na podstawie innych przepisów. Cel, zadania oraz
elementy kontroli funkcjonalnej określa niniejszy regulamin.

§ 8
1. Kontrola instytucjonalna przeprowadzana jest przez:
1) instytucje rządowe (m.in. Regionalna Izba Obrachunkowa i Najwyższa Izba Kontroli), w sytuacji kiedy prowadzą działania kontrolne na zlecenie organu wykonawczego samorządu gminy,
2) audytora wewnętrznego,
3) zespoły kontrolne powołane na podstawie zarządzeń Wójta Gminy Łączna lub odrębnymi
uchwałami Rady Gminy Łączna.

§ 9
Kontrolę zarządczą zewnętrzną i wewnętrzną, sprawowaną przez Wójta, wykonywać
mogą również:
1) sekretarz,
2) skarbnik,
3) kierownicy komórek organizacyjnych zgodnie z właściwością,
4) pracownicy urzędu na polecenie osób wymienionych w pkt 1, 2 i 3 po pisemnym
upoważnieniu wystawionym przez Wójta (załącznik do nin. Regulaminu).

§ 10
1. Kontrola zarządcza zewnętrzna jednostek organizacyjnych gminy, może być prowadzona
jako:
1) kompleksowa – obejmująca całokształt zasadniczych funkcji oraz statutowych zadań
kontrolowanej jednostki i może być zlecona tylko przez Wójta Gminy Łączna,
2) problemowa – obejmująca wybrane zagadnienia w jednej lub kilku wybranych
jednostkach,
3) doraźna – inspekcja, wynikająca z bieżącej pilnej potrzeby sprawdzenia stanu
faktycznego, prowadzona w różnych kierunkach,
4) sprawdzająca – stosowna do potrzeb, obejmująca ocenę stopnia realizacji zaleceń
i wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku poprzednio prowadzonych kontroli.
2. Kontrola zarządcza wewnętrzna obejmuje zakres wskazany w pkt 1, a dotyczy głównie
komórek organizacyjnych funkcjonujących w urzędzie.
3. Przy analizowaniu kosztów funkcjonowania wszystkich jednostek organizacyjnych (koszty
energii, wody, sprzątania, itp.) można łączyć zakres kontroli wewnętrznej i zewnętrznej.
4. Po zakończeniu roku kalendarzowego, w terminie do 30 marca - kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu i kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Łączna sporządzają informację o podjętych czynnościach kontrolnych, która podlega zatwierdzeniu przez Wójta.

§ 11
1. Istotą wspólną wszystkich czynności kontrolnych jest szczegółowe zbadanie stanu
faktycznego i porównanie go z obowiązującą normą oraz ustalenie odchyleń od tej normy.
2. W trakcie czynności kontrolnych ocena badanego stanu faktycznego powinna odbywać się
według kryteriów, do których zalicza się:
1) poprawność organizacyjną komórki lub stanowiska pracy, z punktu widzenia
realizowanych celów, poprzez kompetencje, sprawność , prawidłowość i efektywność
przyjętych rozwiązań organizacyjnych i kierunków działania, a także doboru środków
w celu wykonania założonych zadań,
2) legalność, czyli zgodność prowadzonej działalności z obowiązującymi przepisami
i normami prawnymi,
3) gospodarność, ocena kontrolowanych zjawisk, procesów gospodarczych i finansowych
z punktu widzenia racjonalności, efektywności i celowości podejmowanych decyzji,
a następnie ich realizacji poprzez gospodarowanie aktywami jednostki, które umożliwią
uzyskanie przy najniższych nakładach, w danych warunkach, optymalnych efektów,
4) celowość, zapewniającą eliminacje działań niekorzystnych i zbędnych z punktu
widzenia interesów jednostki, którą realizuje się poprzez sprawdzenie, czy środki finansowe
zostały wydatkowane zgodnie z przeznaczeniem określonym w planie finansowym,
5) rzetelność, czyli zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym, wymaga ustalenia,
czy wszystkie operacje gospodarcze są właściwie udokumentowane, czy dowody księgowe
będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych są opisywane w sposób umożliwiający
identyfikację zrealizowanego zadania i zostały sprawdzone przed ich zaksięgowaniem
przez odpowiednie służby oraz czy stosowane w jednostce zasady rachunkowości
zapewniają rzetelne, jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki.

§ 12
1. Kierownicy wewnętrznych komórek organizacyjnych (wydziałów) Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy Łączna są zobowiązani do prowadzenia kontroli funkcjonalnej zgodnie ze standardami kontroli zarządczej i zapisami niniejszego regulaminu.
2. Dla wszczęcia czynności kontrolnych niezbędne jest imienne upoważnienie, wystawione przez Wójta Gminy lub z jego upoważnienia.
3. Upoważnienie wystawia się w trzech egzemplarzach: jeden dla jednostki kontrolowanej, drugi załącza się do protokołu kontroli, trzeci do akt.
4. Bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności kontrolnych kontrolujący przedkłada kierownikowi jednostki kontrolowanej upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz informuje o przedmiocie kontroli i planowanym czasie jej trwania.
5. Czynności kontrolne przeprowadza się w godzinach pracy obowiązujących w jednostce kontrolowanej. W przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności kontrola może być przeprowadzona poza godzinami pracy.
6. W trakcie dokonywania czynności kontrolnych kontrolujący ma prawo do:
1) wstępu do pomieszczeń i obiektów jednostki kontrolowanej (z wyjątkiem
pomieszczeń,
do których mają zastosowanie przepisy o informacjach tajnych i niejawnych),
2) wglądu do wszelkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli,
3) sporządzania odpisów i wyciągów z tych dokumentów,
4) przeprowadzania oględzin przedmiotu kontroli,
5) uzyskiwania wyjaśnień (ustnych i pisemnych) od kierowników jednostek
kontrolowanych i kierowników komórek organizacyjnych Urzędu, sprawujących
merytoryczny nadzór nad jednostkami organizacyjnymi gminy oraz przyjmowania
składanych z ich inicjatywy ustnych i pisemnych oświadczeń.
7. Obowiązkiem kontrolującego jest:
1) rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego,
2) rzetelne dokumentowanie kontroli,
3) w razie stwierdzenia nieprawidłowości, ustalenie ich przyczyn skutków
oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych,
4) w razie stwierdzenia osiągnięć – wskazanie osób, które się do nich przyczyniły.
8. W szczególnie uzasadnionych przypadkach postępowanie kontrolne może ulec zawieszeniu na czas określony.
9. Przeprowadzone czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokołu pokontrolnego.
10. Protokół z kontroli winien być sporządzony w ciągu 7 dni od dnia zakończenia kontroli.
11. W przypadku braku uchybień, można odstąpić od sporządzenia protokołu i ograniczyć się do sporządzenia notatki służbowej.
12. Jeżeli w wyniku kontroli zostały stwierdzone uchybienia w działalności kontrolowanej jednostki, należy sporządzić zalecenia pokontrolne, które podpisuje wójt lub osoba przez niego upoważniona.
13. W przypadku sformułowania w protokole uwag, wniosków bądź zaleceń pokontrolnych, oprócz osoby kontrolującej i kierownika jednostki kontrolowanej protokół przedkłada się do podpisu wójtowi lub osobie przez niego upoważnionej. Protokół traktowany jest w tym przypadku jako wystąpienie pokontrolne.
14. Kopie protokołu wydaje się wszystkim zainteresowanym wymienionym w protokole. Fakt odbioru powinni oni potwierdzić poprzez złożenie podpisu.
15. Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu, składając pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.
16. Odmowa podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez osoby kontrolujące i nie wstrzymuje toku dalszych czynności kontrolnych. Informację o odmowie podpisania i jej przyczynach zamieszcza się w protokole.
17. Kierownik kontrolowanej jednostki (lub komórki organizacyjnej urzędu) zobowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni, wykonać zalecenia pokontrolne, jak również pisemnie powiadomić wójta o podjętych działaniach.
18. Protokół z kontroli powinien zawierać co najmniej:
1) pełne brzmienie nazwy jednostki kontrolowanej,
2) okres prowadzenia kontroli,
3) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego kontrolę oraz analogiczne dane pracowników udzielających wyjaśnień,
4) określenie przedmiotu kontroli,
5) termin poprzedniej kontroli i stopień realizacji zaleceń pokontrolnych,
6) ustalenia z przebiegu kontroli,
7) wzmiankę o prawie zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń i wyjaśnień do treści protokołu w ciągu 7 dni od daty jego podpisania,
8) wyszczególnienie załączników,
9) określenie ilości egzemplarzy i podanie komu je dostarczono,
10) miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpisy osób kontrolujących, kierownika jednostki kontrolowanej oraz wójta.

ROZDZIAŁ III
Charakter, rodzaje i funkcje kontroli zarządczej

§ 13
1. Charakter mechanizmów kontrolnych powinien być:
1) zapobiegawczy – w celu zapobiegania występowaniu niepożądanych zjawisk,
2) wykrywający – w celu wykrycia i skorygowania niepożądanych zjawisk, które już
wystąpiły,
3) dyrektywny – w celu spowodowania lub pobudzenia wystąpienia pożądanego zjawiska.
2. W przypadku, gdy mechanizmy określone w ust. 1 nie występują lub zastosowanie ich jest
zbyt kosztowne w stosunku do uzyskiwanych korzyści, należy zastosować mechanizmy
kontrolne kompensująco – łagodzące.

§ 14
Kontrola zarządcza powinna być:
1) adekwatna – to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach
prawnych oraz z niniejszym regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom
kontroli zarządczej,
2) skuteczna – to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem
zaleceń bądź wniosków pokontrolnych,
3) efektywna – to znaczy, że kontrola to powinna powodować osiąganie założonych celów.

§ 15
Wyróżniamy następujące rodzaje kontroli:
1) zwrotna – dostarcza informacji na temat zakończonej działalności, umożliwiając
udoskonalenie działań w przyszłości poprzez naukę na dawnych błędach,
2) równoległa – koryguje bieżące procesy, monitorując działalność w czasie rzeczywistym,
aby nie dopuścić do znacznych odchyleń od standardów,
3) wyprzedzająca – przewiduje problemy i wnosi działania im zapobiegające.

§ 16
Oczekiwania odnośnie przeprowadzanych kontroli i określenie funkcji jakie powinny
spełniać, są następujące:
1) profilaktyczna – zapobieganie powstawaniu niekorzystnych zjawisk,
2) instruktażową – dostarczenie kontrolowanemu informacji o obowiązujących normach,
w tym przepisach prawa szeroko rozumianego, ich interpretacji i zasadach stosowania oraz
pobudzanie do działań mających na celu unikanie w przyszłości błędów i nieprawidłowości,
3) wzbudzanie kreatywności – inspirowanie działań w kierunku unikania w przyszłości
błędów i nieprawidłowości.

§ 17
Podstawowe funkcje kontroli zarządczej to:
1) sprawdzanie czy wydatki publiczne są dokonywane:
a) w sposób celowy i oszczędny, zachowaniem zasad:
- uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
- optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;
2) porównaniu stopnia realizacji podjętych zadań z przyjętymi założeniami,
3) ocenianie prawidłowości pracy,
4) wydawanie zaleceń i wniosków pokontrolnych.

§ 18
Etapy postępowania kontrolnego, niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu, obejmują:
1) porównanie stanu faktycznego z założeniami oraz ze stanem określonym w normach
prawnych, technicznych, regulaminach i instrukcjach postępowania,
2) ustalenie nieprawidłowości,
3) ustalenie przyczyn nieprawidłowości:
a) obiektywnych - niezależnych od działania jednostki kontrolowanej,
b) subiektywnych - zależnych od jej działania,
4) sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych, zmierzających do likwidacji
nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów,
5) omówienie wyników kontroli z kierownikiem kontrolowanej jednostki lub komórki
organizacyjnej.

ROZDZIAŁ IV
System kontroli zarządczej

§ 19
Kontrola zarządcza składa się z pięciu wzajemnie ze sobą powiązanych elementów:
1) środowiska wewnętrznego,
2) celów i zarządzania ryzykiem,
3) mechanizmów kontroli,
4) informacji i komunikacji,
5) monitoringu i oceny,
które są określane również mianem standardów kontroli zarządczej.

§ 20
1. Środowisko wewnętrzne w sposób zasadniczy wpływa na jakość kontroli zarządczej
w urzędzie i jest fundamentem dla pozostałych jej elementów.
2. Przestrzeganie wartości etycznych przyjętych w urzędzie należy do priorytetów osób
zarządzających i pracowników, którzy wykonując powierzone zadania i obowiązki kierują
się osobistą i zawodową uczciwością.
3. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im
na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumieć
znaczenie systemu kontroli zarządczej.
4. Struktura organizacyjna w urzędzie jest dostosowana do realizacji bieżących celów i zadań. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności urzędu, poszczególnych komórek
organizacyjnych oraz zakres podległości pracowników jest określony w formie pisemnej w
sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności
jest określony dla każdego pracownika.
5. Zakres delegowania uprawnień jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia
ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego.
6. Kierownik jednostki zapewnia rozwijanie kompetencji zawodowych przez pracowników jednostki.

§ 21
1. Cele i zadania należy określać jasno i w co najmniej rocznej perspektywie, a ich wykonanie należy monitorować za pomocą wyznaczonych mierników.
2. Zarządzanie ryzykiem – opiera się na zestawie wzajemnie uzupełniających się celów,
o których mowa w § 4 ust.3, połączonych ze sobą na wszystkich szczeblach organizacji.
Obejmuje rozpoznanie i analizę zewnętrznych i wewnętrznych ryzyk zagrażających
realizacji celów na szczeblu danej działalności, jak i całej organizacji.
3. Kierownictwo oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach funkcyjnych systematycznie,
nie rzadziej niż raz w roku, dokonują identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka
związanego z poszczególnymi celami i zadaniami urzędu.
4. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie
prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i możliwych jego skutków. Należy określić
akceptowalny poziom ryzyka.
5. Wobec zidentyfikowanych ryzyk określa się rodzaj możliwych reakcji, takich jak,
tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się i działanie. Należy określić działania, które należy
podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu.

§ 22
1. Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszty wdrożenia
i stosowania mechanizmów kontroli nie powinny być wyższe niż uzyskane korzyści.
2. Dokumentację systemu kontroli zarządczej a zarazem mechanizmów kontroli stanowią
procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków,
uprawnień i odpowiedzialności pracowników, plany kontroli i inne dokumenty wewnętrzne.
Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest
niezbędna.
3. Należy prowadzić nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej
i skutecznej realizacji.
4. Szczególnej uwadze w sferze mechanizmów kontroli podlega ochrona zasobów jednostki,
dostęp do których mogą mieć tylko upoważnione osoby. Osobom zarządzającym
i pracownikom należy powierzyć odpowiedzialność za zapewnienie ochrony i właściwe
wykorzystanie zasobów jednostki.
5. Szczegółowe mechanizmy kontroli muszą dotyczyć operacji finansowych i gospodarczych.
6. Należy jasno określić mechanizmy kontroli służące zapewnieniu bezpieczeństwa danych
i systemów informatycznych.

§ 23
1. Osoby zarządzające i pracownicy powinni mieć zapewniony dostęp do informacji
niezbędnych do wykonywania przez nich obowiązków.
2. System komunikacji powinien umożliwić przepływ potrzebnych informacji wewnątrz
jednostki, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym.
3. Należy zapewnić efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami
zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań.
4. Efektywny system komunikacji powinien zapewnić nie tylko przepływ informacji, ale także
ich właściwe zrozumienie przez odbiorców.

§ 24
1. System kontroli zarządczej podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie.
2. Monitorowanie skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej
umożliwia bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów i stanowi jednocześnie
proces oceny jakości działania systemu w określonym czasie.
3. Zaleca się przeprowadzanie co najmniej raz w roku samooceny kontroli zarządczej przez
osoby zarządzające i pracowników jednostki. Samoocena powinna być ujęta w ramy
procesu odrębnego od bieżącej działalności i udokumentowana.
4. Źródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej przez Wójta powinny być
w szczególności wyniki: monitorowania, samooceny, przeprowadzanych audytów i kontroli.

ROZDZIAŁ V
Rola kontroli finansowej w systemie kontroli zarządczej

§ 25
1. Kontrola finansowa stanowi jeden z podstawowych elementów kontroli zarządczej.
2. Kontrola finansowa obejmuje:
1) zapewnienie przestrzegania procedur kontroli,
2) przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych
i dokonywania wydatków,
3) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym
procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań
finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień
publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
4) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów,
o których mowa w pkt 2.

§ 26
Podstawowe kryteria doboru do kontroli finansowej ustala się na podstawie:
1) analizy sprawozdań finansowych,
2) analizy wniosków i zaleceń pokontrolnych wydanych przez kontrole instytucjonalne,
3) konieczności przeprowadzania kontroli krzyżowej (w urzędzie gminy i w innej jednostce organizacyjnej lub finansowanej albo dofinansowywanej z budżetu gminy),
4) analizy wniosków jednostek podległych i nadzorowanych przez Wójta o zwiększenie ich budżetu przekazanego do dyspozycji na podstawie planów finansowo – rzeczowych,
5) otrzymanych dotacji o różnym charakterze (kontrola prawidłowości wykorzystania
otrzymanej dotacji),
6) innych informacji zarządczych z otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędu.

ROZDZIAŁ VI
Postanowienia końcowe

§ 27
Do zapoznania się i przestrzegania zapisów regulaminu są zobowiązani wszyscy pracownicy Urzędu Gminy Łączna i jednostek organizacyjnych Gminy Łączna.

Załącznik
do Regulaminu

Łączna, dnia ..................

U P O W A Ż N I E N I E
NR 0113/……./201....

Działając na podstawie Zarządzenia Nr 29/2010 Wójta Gminy Łączna z dnia 30 czerwca 2010r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Kontroli Zarządczej w Urzędzie Gminy Łączna i zadań jednostek organizacyjnych Gminy Łączna w zakresie kontroli zarządczej:

u p o w a ż n i a m

.......................................................................................................................................
(imię i nazwisko)

.......................................................................................................................................
(stanowisko służbowe)

legitymującą/ego się dowodem osobistym o numerze ................................................

do przeprowadzenia kontroli ...................................................................................
(rodzaj kontroli)

w ................................................................................................................................
(pełna nazwa jednostki podlegającej kontroli)

w zakresie: .................................................................................................................
....................................................................................................................................

Termin rozpoczęcia przeprowadzenia działań kontrolnych i planowany termin ich zakończenia:
...................................................................................................................................

................................................
(podpis wójta lub osoby
przez niego upoważnionej)