ZARZĄDZENIE NR 12/2011 Wójta Gminy Łączna z dnia 5 maja 2011r. 2011-05-11 0947 Art. czytany: 3628 razy ZARZĄDZENIE NR 12/2011 Wójta Gminy Łączna z dnia 5 maja 2011r. w sprawie zmian w Regulaminie Kontroli Zarządczej w Urzędzie Gminy Łączna i zadań jednostek organizacyjnych Gminy Łączna w zakresie kontroli zarządczej. Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz 1240) oraz Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. Min. Fin. Nr 15, poz. 84) zarządzam, co następuje: § 1. W Zarządzeniu Nr 29/2010 Wójta Gminy Łączna z dnia 30 czerwca 2010r. wprowadza się następujące zmiany: 1. ROZDZIAŁ IV. System kontroli zarządczej - otrzymuje brzmienie: „ § 19. Środowisko wewnętrzne. I. ZASADY ETYCZNE Zasady etyczne wynikające w szczególności z ustawy o pracownikach samorządowych i kodeksu postępowania administracyjnego należą do priorytetów osób zarządzających i pracowników, którzy wykonując powierzone zadania i obowiązki kierują się osobistą i zawodową uczciwością. II. KOMPETENCJE ZAWODOWE 1. Zasady zatrudniania w Urzędzie określają przepisy ustawy o pracownikach samorządowych i Regulamin naboru na wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Gminy Łączna stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr 19/2009 Wójta Gminy Łączna z dnia 17 czerwca 2009r. . 2. Pracownicy posiadają taki poziom wiedzy, umiejętności i doświadczenia, który pozwala im na skuteczne i efektywne wypełnianie powierzonych zadań i obowiązków, a także rozumieć znaczenie systemu kontroli zarządczej. 3. Rozwój kompetencji zawodowych odbywa się poprzez szkolenia pracowników, realizowane zgodnie z bieżącymi potrzebami jednostki. III. STRUKTURA ORGANIZACYJNA 1. Struktura organizacyjna w Urzędzie jest dostosowana do realizacji bieżących celów i zadań. Zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności urzędu, poszczególnych komórek organizacyjnych oraz zakres podległości pracowników jest określony w formie pisemnej w sposób przejrzysty i spójny. Aktualny zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności jest określony dla każdego pracownika. 2. Strukturę organizacyjną określa Regulamin organizacyjny stanowiący załącznik do Zarządzenia Nr 53/2007 Wójta Gminy Łączna z dnia 28 września 2007 roku w sprawie nadania Urzędowi Gminy w Łącznej Regulaminu Organizacyjnego. 3. Kierownictwo Urzędu dąży do dostosowania dokumentów, o których mowa w ust.2, do obowiązujących przepisów, celów i zadań. W przypadku zmiany zadań, wynikającej ze zmiany przepisów prawa lub celów jednostki, powyższe dokumenty winny być niezwłocznie aktualizowane na wniosek pracownika lub kierownika komórki organizacyjnej. 4. Osobą odpowiedzialną za nadzór nad przygotowaniem aktualizacji dokumentów wymienionych w pkt 2 jest Sekretarz Gminy Łączna. IV. DELEGOWANIE UPRAWNIEŃ 1. Poszczególni pracownicy posiadają zakresy czynności regulujące ich obowiązki i uprawienia. 2. Powierzenie uprawnień lub obowiązków w zakresie gospodarki finansowej lub majątkowej dokonywane jest wyłącznie w formie pisemnej i potwierdzane podpisem pracownika przyjmującego te uprawnienia i obowiązki na zasadach określonych w art. 53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 3. Ponadto Wójt Gminy Łączna może pisemnie upoważnić imiennie określonego pracownika do wykonywania określonych czynności lub podpisywania określonych dokumentów. 4. Zakres delegowania uprawnień jest odpowiedni do wagi podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania i ryzyka z nimi związanego. 5. Wzór i zasady prowadzenia rejestru upoważnień i pełnomocnictw Wójt Gminy Łączna określił w stosownym zarządzeniu. § 20. Cele i zarządzanie ryzykiem I. MISJA, CELE, ZADANIA 1. Misję Gminy określono w Strategii Rozwoju Gminy Łączna na lata 2007 – 2020, w sposób następujący: „wielofunkcyjny rozwój Gminy - rozwój w oparciu o optymalne wykorzystanie istniejących potencjałów ”. Cele i zadania Gminy na każdy rok określane są w formie pisemnej. 2. Określenie celów może mieć postać: 1. rocznego planu, 2. preliminarza, 3. zestawienia, 4. programu, 5. planu wieloletniego, 6. strategii. 3. Dokumenty określone w ust.2 oraz zmiany w tych dokumentach podlegają zatwierdzeniu na podstawie odrębnych przepisów. 4. Cele i zadania Gminy określone są ponadto w: 1) przepisach prawa, 2) budżecie. II. MIERNIKI OSIĄGNIĘCIA CELÓW 1. Do dnia 30 czerwca 2011r. zostanie przygotowany wykaz określonych zgodnie z zasadami opisanymi w § 20 pkt I celów i zadań na 2011 rok oraz przedstawiony do zatwierdzenia Wójtowi Gminy Łączna. 2. W kolejnych latach wykaz celów i zadań będzie sporządzany do dnia 31 stycznia. III. IDENTYFIKACJA I ANALIZA RYZYKA 1. Przy identyfikacji ryzyka rozważane są czynniki sprzyjające wystąpieniu ryzyka o charakterze finansowym i niefinansowym. 2. Kierownictwo oraz pracownicy zatrudnieni na stanowiskach funkcyjnych systematycznie, nie rzadziej niż raz w roku, dokonują identyfikacji zewnętrznego i wewnętrznego ryzyka związanego z poszczególnymi celami i zadaniami Urzędu. 3. Zidentyfikowane ryzyka poddawane są analizie mającej na celu określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i możliwych jego skutków. Należy określić akceptowalny poziom ryzyka. 4. Wobec zidentyfikowanych ryzyk określa się rodzaj możliwych reakcji, takich jak, tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się i działanie. Należy określić działania, które należy podjąć w celu zmniejszenia danego ryzyka do akceptowanego poziomu. § 21. Mechanizmy kontroli. I. DOKUMENTACJA SYSTEMU KONTROLI W TYM DOTYCZĄCE OPERACJI FINANSOWYCH I GOSPODARCZYCH 1. Dokumentację systemu kontroli zarządczej a zarazem mechanizmów kontroli stanowią procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, plany kontroli i inne dokumenty wewnętrzne. Dokumentacja powinna być spójna i dostępna dla wszystkich osób, dla których jest niezbędna. Zasady aktualizacji procedur określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 2. Mechanizmy kontroli zapewniają, że podejmowane i realizowane są wyłącznie operacje finansowe zatwierdzone przez odpowiednie organy i osoby. 3. Zestawienie kluczowych obowiązków dotyczących prowadzenia, zatwierdzania, rejestrowania i sprawdzania operacji finansowych lub gospodarczych, które muszą być rozdzielone pomiędzy różnych pracowników określają przyjęte do stosowania w Urzędzie zasady rachunkowości, wprowadzone Zarządzeniem Nr 2/2010 Wójta Gminy Łączna z dnia 26 stycznia 2010r. 4. Elementem systemu kontroli zarządczej są także: a) zasady używania samochodów prywatnych do celów służbowych, b) zasady korzystania z telefonów komórkowych i stacjonarnych, c) zasady udostępniania informacji publicznej, d)zasady wynagradzania pracowników, e) zasady zawierania i ewidencjonowania umów i porozumień, f) regulamin pracy, g) zasady planowania szkoleń, h) zasady przeprowadzania inwentaryzacji, i) zasady zatrudniania pracowników i ich oceny, j) inne zasady ustalone zarządzeniami wewnętrznymi. 5. Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. Koszty wdrożenia i stosowania mechanizmów kontroli nie powinny być wyższe niż uzyskane korzyści. II. NADZÓR, CIĄGŁOŚĆ DZIAŁALNOŚCI I OCHRONA ZASOBÓW 1.Kierownictwo Urzędu prowadzi nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji. 2. W zakresie swojej działalności komórki organizacyjne podejmują działania zmierzające do zapewnienia ciągłości działalności jednostki poprzez w szczególności: 1. ubezpieczenie majątku, 2. analizowanie zawartych umów i wnioskowanie o zawarcie nowych, 3. ochronę mienia i jego wykorzystanie zgodne z zasadami prawidłowej gospodarki, 4. ochronę dostępu do informacji, 5. zabezpieczenie pracownikom bezpiecznych warunków pracy. III. MECHANIZMY KONTROLI SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH 1. Do mechanizmów kontroli systemów informatycznych należą:  obowiązek zabezpieczenia hasłem komputerów i szczególnie istotnych plików,  sporządzanie kopii bezpieczeństwa,  dostęp do poszczególnych elementów systemu tylko upoważnionych pracowników (bazy danych, dane księgowe itp.)  ograniczenie możliwości kopiowania informacji i instalowania prywatnego oprogramowania,  absolutny zakaz używania oprogramowania bez ważnej licencji,  zakaz wykorzystywania służbowych komputerów do celów prywatnych. 2. Nadzór nad przestrzeganiem powyższych zasad realizuje administrator bezpieczeństwa informatycznego Urzędu. § 22. Informacja i komunikacja 1. W obrębie struktury organizacyjnej jednostki funkcjonują następujące mechanizmy przekazywania informacji: 1) narady, odbywające się w miarę potrzeb, z przeciętną częstotliwością raz na kwartał. Uczestnikami narad są: Wójt Gminy, kierownicy wydziałów, kierownicy podległych jednostek organizacyjnych, a także pracownicy, których obecność jest niezbędna lub pożądana; 2) umieszczanie na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy Łączna, serwerze i stronie internetowej: http://uglaczna.bip.doc.pl/, 3) przekazywanie w formie pisemnej, 4) polecenia przełożonego. 2. Cele i zadania Gminy Łączna na dany rok komunikuje się pracownikom w następujący sposób: 1) ustnie w trakcie narad i spotkań, 2) poprzez przekazanie zatwierdzonego dokumentu pracownikom komórek organizacyjnych zobowiązanych do współdziałania przy osiągnięciu danego celu. 3. Do obowiązków wszystkich pracowników Urzędu należy przekazywanie niezbędnych informacji innym pracownikom oraz podmiotom zewnętrznym mającym wpływ na osiągnięcie celów i realizację zadań. § 23. Monitorowanie i ocena systemu. 1. System kontroli zarządczej podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie. 2. Monitorowanie skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej umożliwia bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów i stanowi jednocześnie proces oceny jakości działania systemu w określonym czasie 3. Samoocena systemu kontroli zarządczej w danym roku jest dokonywana w formie narad kierownictwa odbywających się w grudniu każdego roku. § 24. skreślony.” 2. Pozostałe zapisy Zarządzenia pozostają bez zmian. § 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.