Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Łącznej 2004-01-19 1012 Art. czytany: 6902 razy Zarządzenie nr 1/2004 Wójta Gminy Łączna z dnia 2 stycznia 2004 roku w sprawie: Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Łącznej. Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku, Nr 142, poz. 1591, oraz z 2002 roku, Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558 i Nr 113, poz. 984) nadaję: Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Łącznej Rozdział I POSTANOWIENIA OGÓLNE § 1 Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Łącznej, zwany dalej Regulaminem, określa: 1. zakres działania i zadania Urzędu Gminy w Łącznej, zwany dalej Urzędem, 2. organizację Urzędu, 3. zasady funkcjonowania Urzędu, 4. zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych wydziałów (referatów, stanowisk pracy) w Urzędzie. § 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1. Gminie – należy prze to rozumieć Gminę Łączna, 2. Radzie – należy prze to rozumieć odpowiednio Radę Gminy w Łącznej, 3. Wójcie, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego – należy przez to rozmieć odpowiednio: Wójta Gminy Łączna, Sekretarza Gminy Łączna, Skarbnika Gmi-ny Łączna oraz Kierownika Urzędu § 3 1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy. 2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników. 3. Siedzibą Urzędu jest miejscowość Kamionki. § 4 1. Urząd Czynny jest w dniach roboczych w godzinach: a) poniedziałek od godziny 7.30 do 16.00, b) wtorek – czwartek od godziny 7.30 do 15.30, c) piątek od godziny 7.30 do 15.00. 2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedzielę, święta i dni powszechne wolne od pracy w godzinach od 7.30 do 15.30. Rozdział II ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDZU. § 5 1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Wójta, Rady i jej komisji oraz innych organów funk-cjonujących w strukturze Gminy. 2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie: a) zadań własnych, b) zadań zleconych, d) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (za-dań powierzonych) i e) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego, f) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związ-kom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów. § 6 1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich za-dań i kompetencji. 2. W szczególności do zadań Urzędu należy: a) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy, b) wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wcho-dzących w zakres zadań gminy, c) zapewnienie organom Gminy możliwości podejmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków, d) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy, oraz innych aktów orga-nów Gminy, e) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy, f) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy, g) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzi-bie Urzędu, h) wykonywania prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności: a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji, b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt, c) przechowywanie akt, d) przekazywanie akt do archiwum, i) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy. Rozdział III ORGANIZACJA URZĘDU § 7 1. W skład Urzędu wchodzą następujące Wydziały: a) Wydział Organizacyjno – Obywatelski (Or), b) Urząd Stanu Cywilnego (USC), c) Wydział Techniczny (T), d) Wydział Finansowy (F), e) Radca Prawny (Rp). 2. Na czele wydziałów stoją: a) Wydziału Organizacyjno – Obywatelskiego (Or) – Sekretarz Gminy, b) Urzędu Stanu Cywilnego (USC) – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego, c) Wydziału Technicznego (T) – Kierownik Wydziału Technicznego, d) Wydziału Finansowego (F) – Skarbnik Gminy. § 8 1. Wydziały dzielą się na stanowiska pracy. 2. Podział Wydziałów na stanowiska pracy dokonuje Wójt w drodze zarządzenia wewnętrz-nego. § 9 1. Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu. Rozdział IV ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU. § 10 Urząd działa według następujących zasad: 1. praworządność, 2. służebność wobec społeczności lokalnej, 3. racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym, 4. jednoosobowego kierownictwa, 5. planowania pracy, 6. kontroli wewnętrznej, 7. podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne Wydziały oraz wzajemne-go współdziałania, § 11 Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podsta-wie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania. § 12 Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani słu-żyć Gminie i Państwu. § 13 1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasad szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem ko-munalnym. 2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych. § 14 1. Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indy-widualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań. 2. Urzędem kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika, którzy pono-szą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań. 3. Kierownicy poszczególnych Wydziałów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań Wydziałów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Wójtem. 4. Kierownicy poszczególnych Wydziałów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podle-głych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi. 5. Zasady podpisywania pism przez Wójta i kierowników wydziałów określa załącznik nr 2 do Regulaminu. § 15 1. Urząd działa zgodnie z rocznym planem pracy. 2. Szczegółowe zasady planowania pracy w Urzędzie określa załącznik nr 3 do Regulami-nu. § 16 1. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne Wydziały i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu. 2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa załącznik nr 4 do Regu-laminu. § 17 1. Wydziały realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej. 2. Wydziały są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji. Rozdział V ZAKRESY ZADAŃ WÓJTA, SEKRETARZA GMINY I SKARBNIKA GMINY. § 18 Do zakresu zadań Wójta należy w szczególności: 1. reprezentowanie Urzędu na zewnątrz, 2. prowadzenie bieżących spraw Gminy, 3. podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności, 4. wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu, 5. zapewnianie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników, 6. okresowe zwoływanie narad z udziałem kierowników poszczególnych jednostek organi-zacyjnych w celu uzgadniania i ich współdziałania i realizacji zadań, 7. koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy, 8. rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szcze-gólności dotyczącymi podziału zadań, 9. udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej, 10. czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu, 11. przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy, 12. upoważnianie kierowników Wydziałów lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu admini-stracji publicznej, 13. przyjmowanie oświadczeń majątkowych od pracowników samorządowych upoważnio-nych przez Wójta do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych, 14. ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych, 15. wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady. § 19 Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu a w szczególno-ści: 1. opracowywanie projektów zmian Regulaminu, 2. opracowywanie projektów podziału Wydziałów na stanowiska pracy, 3. opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy, 4. kierowanie pracą Wydziału Organizacyjno – Obywatelskiego, 5. nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z dosko-naleniem kadr, 6. przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu, 7. wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych, 8. koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwa-łych, 9. koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami, 10. wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta. § 20 Do zadań Skarbnika należy: 1. wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości, 2. kierowanie pracą Wydziału Finansowego, 3. nadzór i kontrola realizacji budżetu gminy, 4. kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty, 5. współdziałanie w opracowywaniu budżetu, 6. współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej, 7. wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta. Rozdział VI PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY WYDZIAŁAMI § 21 I. Do wspólnych zadań Wydziałów należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności: 1. prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz pro-jektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, 2. pomoc Radzie, właściwym rzeczowym komisjom Rady, Wójtowi i jednostkom pomocni-czym Gminy w wykonywaniu ich zadań, 3. współdziałanie ze Skarbnikiem Gminy przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy, 4. przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji i realizacji zadań, 5. współdziałanie z Wydziałem Organizacyjno – Obywatelskim w zakresie szkolenia i do-skonalenia zawodowego pracowników danego Wydziału, 6. przechowywanie akt, 7. stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt, 8. stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt, 9. prowadzenie rejestrów skarg, wniosków i listów wpływających do danego Wydziału, 10. prowadzenie rejestru przyjmowanych przez dany Wydział podań kierowanych przez oby-wateli do innych organów, 11. usprawnianie własnej organizacji, metod i firm pracy, 12. wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Wójta. II. Ogólne obowiązki kierowników Wydziału jako przełożonych służbowych określa Regu-lamin Pracy Urzędu. § 22 Zakres działania Wydział Organizacyjno – Obywatelskiego określa załącznik nr 5 do Re-gulaminu. § 23 Zakres działania Urzędu Stanu Cywilnego określa załącznik nr 6 do Regulaminu. § 24 Zakres działania Wydziału Technicznego określa załącznik nr 7 do Regulaminu. § 25 Zakres działania Wydziału Finansowego określa załącznik nr 8 do Regulaminu. § 26 Zakres działania Rady Prawnego obejmuje wykonywanie obsługi prawnej Urzędu. Szczegó-łowy zakres działań objętych pojęciem obsługi prawnej sprawowanej przez radców prawnych określa ustawa z dnia 6 lipca 1982 roku o radcach prawnych (Dz. U. z 2002r., Nr 123, poz. 1059 ze zm.). § 27 Załączniki nr 1-8 do Regulaminu stanowią jego integralną część. § 28 Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.