ZAKRES DZIAŁANIA 2004-01-19 1023 Art. czytany: 6589 razy Załącznik nr 5 ZAKRES DZIAŁANIA WYDZIAŁU ORGANIZACYJNO - OBYWATELSKIEGO Do zadań Wydziału Organizacyjno – Obywatelskiego należy w szczególności: 1. z zakresu obsługi organizacyjnej oraz kancelaryjno – technicznej: - przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu, - prowadzenie ewidencji korespondencji, - prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu, - przygotowywanie pomieszczeń i obsługa, w tym protokołowanie, spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta lub Sekretarza, - prenumerata czasopism i dzienników urzędowych, - nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych, - prowadzenie archiwum zakładowego, - przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Sekretarzem lub kierowanie ich do właściwych wydziałów, 2. z zakresu działań administracyjno – gospodarczych, - utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd, - prowadzenie adaptacji, remontów, napraw i konserwacji budynków Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego, - zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie biurowe – w tym materiały biurowe i kancelaryjne, - prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych, - prowadzenie gospodarki drukami i formularzami, - ochrona przeciwpożarowa Urzędu, 3. z zakresu obsługi Rady Gminy do Wydziału należy zapewnienie obsługi administracyjnej Rady i jej komisji oraz sprawy kancelaryjno – techniczne, a w szczególności: - przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Wydziałami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów i obrad tych organów, - przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę i jej komisje, - przekazywanie – we współpracy z Sekretariatem - korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych, - przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji, - podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji i Wójta, - protokołowanie sesji, posiedzeń, spotkań i zebrań, - prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i jej komisji, - prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych, - organizowanie – we współpracy z Sekretarzem – szkoleń radnych i członków komisji Rady nie będących radnymi. 4. z zakresu spraw personalnych, kadrowych i osobowych pracowników Urzędu: - prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, - organizowanie – we współpracy z Sekretarzem – szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników, - przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy, - koordynowanie urlopów pracowników, - zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej pracowników Urzędu jako pracodawcy, - przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy, - ewidencja czasu pracy pracowników, - kompletowanie wniosków emerytalno – rentowych, 5. z zakresu bhp: - okresowa analiza stanu bhp, - przeprowadzanie kontroli warunków pracy, - zgłaszanie do Sekretarza wniosków dotyczących poprawy stanu bhp, - przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp, - rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy, 5. z zakresy Spraw Obywatelskich: - ewidencja ludności i dokumentów stwierdzających tożsamość, - sprawy związane z organizacją zgromadzeń i zbiórek publicznych, - zapewnienie ochrony informacji niejawnych, - ochrona kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji.