ZARZĄDZENIE NR 24/2016 Wójta Gminy Łączna z dnia 30 maja 2016 r.
w sprawie wprowadzenia systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Gminy Łączna
ZARZĄDZENIE NR 24/2016
Wójta Gminy Łączna
z dnia 30 maja 2016 r.
w sprawie wprowadzenia systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów
w Urzędzie Gminy Łączna.
Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2015 r., poz. 1515 z późn. zm.) oraz art. 16 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. z 2014 r., poz. 1114 z późn. zm.), w związku z § 39 ust. 2 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zasad działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67, poz. 140) zarządzam, co następuje:
§ 1.
W Urzędzie Gminy Łączna zwanym dalej „Urzędem” czynności kancelaryjne wykonywane są w systemie tradycyjnym, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla Urzędu w rozumieniu § 2 pkt. 14 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zasad działania archiwów zakładowych.
§ 2.
System tradycyjny wspomagany jest przy pomocy systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów „Edicta” dostarczonego w ramach realizowanego projektu „e-świętokrzyskie Rozbudowa Infrastruktury Informatycznej JST” w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Świętokrzyskiego na lata 2007 – 2013, Oś Priorytetowa 2: „Wsparcie innowacyjności, budowa społeczeństwa informacyjnego oraz wzrost potencjału inwestycyjnego regionu”, Działanie 2.2: Budowa infrastruktury społeczeństwa informacyjnego”, zwanego dalej systemem EOD.
§ 3.
System EOD jest obowiązkowy do stosowania przez wszystkich pracowników Urzędu zgodnie z nadanymi uprawnieniami.
§ 4.
W celu sprawnego i jednolitego wykonywania czynności kancelaryjnych wprowadza się następujące zasady obiegu korespondencji w Urzędzie :
1. Korespondencję kierowaną do Urzędu przyjmuje i sortuje sekretariat Urzędu, z zastrzeżeniem ust. 4.
2. Klient ma prawo złożyć korespondencję także bezpośrednio w innej wyznaczonej komórce:
1) w Wydziale Organizacyjno - Obywatelskim w zakresie ewidencji ludności i dowodów osobistych,
2) w Urzędzie Stanu Cywilnego w zakresie akt stanu cywilnego.
3. Przyjmując korespondencję pracownik sekretariatu Urzędu wykonuje następujące czynności:
1) otwiera korespondencję, z zastrzeżeniem ust. 6.
2) sprawdza czy pismo nie zostało mylnie skierowane. W przypadku pisma mylnie skierowanego osoba uprawniona pismem o nazwie „Zawiadomienie” przekazuje pismo do właściwego podmiotu z powiadomieniem adresata,
3) sprawdza liczbę załączników zgodnie z ich liczbą wyszczególnioną w piśmie. W przypadku braku załączników lub otrzymania samych załączników bez pisma przewodniego pracownik sekretariatu odnotowuje to na danym piśmie lub załączniku,
4) przyjętą i posortowaną korespondencję rejestruje i skanuje w systemie elektronicznym, z zastrzeżeniem dokumentów wymienionych w załączniku nr 1. W przypadku, o którym mowa sekretariat rejestruje tylko koperty i przekazuje do właściwych wydziałów lub osób,
5) skanuje także załączniki do pism za wyjątkiem dokumentów określonych w załączniku nr 2.
6) po zarejestrowaniu i zeskanowaniu przekazuje korespondencję do Wójta lub Sekretarza Gminy, celem dekretacji.
4. Dekretacja odbywa się na oryginałach dokumentów oraz w systemie EOD.
5. Korespondencję kierowaną imiennie do Wójta lub Sekretarza Gminy pracownik sekretariatu przekazuje odpowiednio do dekretacji Wójtowi lub Sekretarzowi Gminy.
6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się, aby sekretariat, korespondencję w zakresie właściwości merytorycznej komórki organizacyjnej, przekazywał bezpośrednio do danego wydziału oraz w systemie elektronicznym do wiadomości właściwego merytorycznie kierownika.
7. Wójt, Sekretarz Gminy, a w przypadku ich nieobecności wskazany pracownik Urzędu dekretuje pisma zgodnie z właściwością na poszczególne wydziały, a kierownicy wydziałów po opisaniu pisma, na konkretnych pracowników.
8. Wójt lub Sekretarz Gminy może wskazać w formie pisemnej, które dokumenty pracownik sekretariatu może przekazać bezpośrednio (tzn. bez dekretacji) do właściwych wydziałów Urzędu.
9. Wydział/osoba wymieniona w dekretacji jako pierwsza otrzymuje oryginał pisma - do realizacji (pełni rolę wydziału/osoby wiodącej), pozostałe wydziały/osoby - skan pisma w systemie EOD.
10. Odpowiedzi na zadekretowane pisma przygotowują pracownicy zatrudnieni we właściwych wydziałach, zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Prezesa rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67) oraz Kodeksem Postępowania Administracyjnego z dnia 14 czerwca 1960 r. (Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.).
11. Obieg akt między wydziałami Urzędu odbywa się za pośrednictwem uprawnionych osób z tych komórek i systemów elektronicznych.
12. Pracownicy poszczególnych wydziałów na swoich stanowiskach rejestrują sprawę zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (JRWA), przygotowują projekt odpowiedzi, decyzji, postanowienia do akceptacji bądź do podpisu osoby upoważnionej a następnie wysyłają odpowiedź do adresata.
13. Wszelka korespondencja przeznaczona do wysyłki do podmiotów zewnętrznych odbywa się za pośrednictwem sekretariatu.
14. Pismo skierowane do instytucji zewnętrznej lub osoby prywatnej przekazuje się w zamkniętej kopercie do sekretariatu. Koperta opatrzona jest adresem odbiorcy, numerem sprawy oraz symbolem rodzaju przesyłki.
15. W przypadku awarii mającej wpływ na funkcjonowanie systemu EOD ( awarie serwerów, sieci teleinformatycznej, linii energetycznej itp. ) wszystkie dokumenty prowadzone w EOD są wprowadzane do systemu niezwłocznie po usunięciu awarii.
§ 5.
Odpowiedzialność za prawidłowe działanie systemu EOD powierzam informatykowi Urzędu, do którego należy w szczególności :
a) Udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie EOD,
b) Wdrażanie nowych funkcjonalności EOD, w tym systemów dziedzinowych,
c) Utrzymanie infrastruktury informatycznej do prawidłowego działania systemu EOD,
d) Wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych,
e) Odtwarzanie bazy danych systemu EOD w razie awarii,
f) Nadawanie oraz odbieranie uprawnień użytkownikom systemu.
§ 6.
Wykonanie zarządzenia powierza się wszystkim pracownikom Urzędu.
§ 7.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 24/2016
Wójta Gminy Łączna
z dnia 30 maja 2016r.
1. W systemie elektronicznym nie są rejestrowane następujące dokumenty:
1) upoważnienia i pełnomocnictwa Wójta Gminy,
2) zarządzenia Wójta Gminy, akty prawa miejscowego,
3) opatrzone klauzulą „zastrzeżone” lub „poufne” zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych,
4) „wnioski” nakładające obowiązek świadczeń rzeczowych i osobistych na rzecz obrony kraju,
5) opatrzone klauzulą „tajemnica skarbowa”,
6) dokumenty kadrowo - płacowe,
7) oświadczenia majątkowe,
8) oznaczone jako „oferta” w ramach prowadzonych w Urzędzie procedur zamówień publicznych, naborów lub konkursów i innych postępowań ofertowych,
9) akty stanu cywilnego,
10) bieżąca obsługa interesantów z zakresu wydawania dowodów osobistych oraz ewidencji ludności,
11) wnioski o wpis do Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej,
12) pisma i wnioski kierowane do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych i Narkomanii,
13) arkusze organizacyjne placówek oświatowych, sprawozdań systemu informacji oświatowej oraz programów rządowych realizowanych w edukacji szkolnej,
14) oświadczenia o spełnianiu obowiązku nauki,
15) wnioski o przyznanie stypendium szkolnego,
16) materiały informacyjne przygotowane przez podległe jednostki organizacyjne,
17) inwentaryzacji wyrobów zawierających azbest,
18) wnioski o zwrot akcyzy paliwowej,
19) dokumentacja prac planistycznych przekazywanych do Wojewody,
20) wnioski o wydanie zaświadczenia o przeznaczeniu działki w mpzp,
21) wnioski o wydanie zaświadczeń dot. spraw podatkowych,
22) projekty planów finansowych i plany finansowe jednostek organizacyjnych,
23) sprawozdania finansowe, budżetowe i wydatków strukturalnych,
24) deklaracje o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi,
25) wnioski o podział nieruchomości,
26) wnioski o nadanie numeru porządkowego nieruchomości,
27) wnioski o wypisy i wyrysy z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
28) faktury, noty, rachunki,
29) deklaracje i nakazy podatków lokalnych,
30) tytuły wykonawcze,
31) wypisy aktów notarialnych,
32) publikacje (gazety, czasopisma, książki, ogłoszenia, ulotki, prospekty itp.)
33) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
34) oferty handlowe, wydawnicze i szkoleniowe,
35) pisma okolicznościowe (zaproszenia, życzenia, podziękowania) i inne nie mające cech dokumentu.
2. Wykaz przesyłek nie otwieranych (nie skanowanych), a wpisywanych do systemu:
1) przesyłki adresowane imiennie z zastrzeżeniem przekazania „do rąk własnych”, które po zarejestrowaniu przekazuje się adresatom,
2) przesyłki sądowe i prokuratorskie adresowane imiennie do osób zatrudnionych w Urzędzie,
3) przesyłki wartościowe, które przekazuje się właściwej osobie za pokwitowaniem, chyba że ustalenie adresata możliwe jest jedynie po otwarciu przesyłki.
Załącznik nr 2
do Zarządzenia Nr 24/2016
Wójta Gminy Łączna
z dnia 30 maja 2016r.
Wykaz dokumentów i załączników, które nie podlegają w całości rejestrowaniu i skanowaniu w systemie elektronicznym:
1) projekty budowlane,
2) projekty techniczne,
3) projekty urządzeń infrastruktury technicznej złożonych do uzgodnienia przed wydaniem pozwolenia na budowę,
4) operaty wyceny nieruchomości,
5) protokoły z kontroli,
6) dokumenty i mapy o formacie większym niż A4,
7) załączniki powyżej 10 stron formatu A4,
8) dokumenty, których skanowanie jest utrudnione/niemożliwe (ciemne koperty, doklejane karty, itp…),
W w/ w przypadkach skanowaniu podlega tylko pismo przewodnie, a w przypadku jego braku pierwsza strona dokumentu.
Data wprowadzenia: 2016-06-03 1021
Data upublicznienia: 2016-06-03
Art. czytany: 4600 razy
|
|
