ZARZĄDZENIE Nr 53/2007 Wójta Gminy Łączna z dnia 28 września 2007 roku

ZARZĄDZENIE Nr 53/2007 Wójta Gminy Łączna z dnia 28 września 2007 roku

ZARZĄDZENIE Nr 53/2007

Wójta Gminy Łączna
z dnia 28 września 2007 roku

w sprawie nadania Urzędowi Gminy w Łącznej Regulaminu Organizacyjnego.

Na podstawie art. 33 ust. 2 i art. 40 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 roku, Nr 142, poz. 1591 z późn. zm. ) zarządzam, co następuje:

§ 1.
Nadać Urzędowi Gminy w Łącznej Regulamin Organizacyjny w brzmieniu określonym w załączniku do niniejszego zarządzenia.

§ 2.
Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy Łączna.

§ 3.
Tracą moc:
1. Zarządzenie Nr 1/2004 Wójta Gminy Łączna z dnia 2 stycznia 2004r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Łącznej,
2. Zarządzenie Nr 39/2004 Wójta Gminy Łączna z dnia 26 listopada 2004r. w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy w Łącznej,
3. Zarządzenie Nr 31/2004 Wójta Gminy Łączna z dnia 12 października 2004r. w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy w Łącznej,
4. Zarządzenie Nr 14/2005 Wójta Gminy Łączna z dnia 22 kwietnia 2005r. w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy w Łącznej,
5. Zarządzenie Nr 22/2005 Wójta Gminy Łączna z dnia 1 czerwca 2005r. w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy w Łącznej,
6. Zarządzenie Nr 29/2005 Wójta Gminy Łączna z dnia 4 lipca 2005r. w sprawie zmian w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu Gminy w Łącznej

§ 4.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 1 października 2007r.

Załącznik
do Zarządzenia Nr 53/2007
Wójta Gminy Łączna
z dnia 28 września 2007r.

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
Urzędu Gminy w Łącznej

Rozdział I
POSTANOWIENIA OGÓLNE

§ 1.

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy w Łącznej, zwany dalej Regulaminem, określa:
1. zakres działania i zadania Urzędu Gminy w Łącznej, zwany dalej Urzędem,
2. organizację Urzędu,
3. zasady funkcjonowania Urzędu,
4. zakres działania kierownictwa Urzędu i poszczególnych wydziałów (referatów, stanowisk pracy) w Urzędzie.

§ 2.

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1. Gminie – należy prze to rozumieć Gminę Łączna,
2. Radzie – należy prze to rozumieć odpowiednio Radę Gminy w Łącznej,
3. Wójcie, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego – należy przez to rozmieć odpowiednio: Wójta Gminy Łączna, Sekretarza Gminy Łączna, Skarbnika Gminy Łączna oraz Kierownika Urzędu

§ 3.

1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy.
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
3. Siedzibą Urzędu jest miejscowość Kamionki.

§ 4.

1. Urząd Czynny jest w dniach roboczych w godzinach:
a) poniedziałek od godziny 7.30 do 16.00,
b) wtorek – czwartek od godziny 7.30 do 15.30,
c) piątek od godziny 7.30 do 15.00.
2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów także w niedzielę, święta i dni powszechne wolne od pracy w godzinach od 7.30 do 15.30.

Rozdział II
ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDZU.

§ 5.

1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Wójta, Rady i jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy.
2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania spoczywających na Gminie:
a) zadań własnych,
b) zadań zleconych,
d) zadań wykonywanych na podstawie porozumienia z organami administracji rządowej (zadań powierzonych),
e) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego,
f) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów.

§ 6.

1. Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy organom Gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji.
2. W szczególności do zadań Urzędu należy:
a) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał, wydawania decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych przez organy Gminy,
b) wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,
c) zapewnienie organom Gminy możliwości podejmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,
d) przygotowywanie uchwalenia i wykonywania budżetu Gminy, oraz innych aktów organów Gminy,
e) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy,
f) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady, posiedzeń jej komisji oraz innych organów funkcjonujących w strukturze Gminy,
g) prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu,
h) wykonywania prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności:
a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji,
b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt,
c) przechowywanie akt,
d) przekazywanie akt do archiwum,
i) realizacja obowiązków i uprawnień służących Urzędowi jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.

Rozdział III
ORGANIZACJA URZĘDU

§ 7.

1. W skład Urzędu wchodzą następujące Wydziały:
a) Wydział Organizacyjno – Obywatelski (Or),
b) Urząd Stanu Cywilnego (USC),
c) Wydział Techniczny (T),
d) Wydział Finansowy (F),
e) Radca Prawny (Rp),
f) Wydział Edukacji (E)
g) Samodzielne stanowisko ds. pozyskiwania środków pozabudżetowych
2. Na czele wydziałów stoją:
a) Wydziału Organizacyjno – Obywatelskiego (Or) – Sekretarz Gminy,
b) Urzędu Stanu Cywilnego (USC) – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego,
c) Wydziału Technicznego (T) – Kierownik Wydziału Technicznego,
d) Wydziału Finansowego (F) – Skarbnik Gminy,
e) Wydziału Edukacji (E) – Kierownik Wydziału Edukacji

§ 8.

1. Wydziały dzielą się na stanowiska pracy.
2. Podział Wydziałów na stanowiska pracy dokonuje Wójt w drodze zarządzenia wewnętrznego.

§ 9.

Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.

Rozdział IV
ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU.

§ 10.

Urząd działa według następujących zasad:
1. praworządność,
2. służebność wobec społeczności lokalnej,
3. racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4. jednoosobowego kierownictwa,
5. planowania pracy,
6. kontroli wewnętrznej,
7. podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne Wydziały oraz wzajemnego współdziałania.

§ 11.

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.

§ 12.

Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani służyć Gminie i Państwu.

§ 13.

1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasad szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych.

§ 14.

1. Jednoosobowe kierownictwo zasadza się na jednolitości poleceniodawstwa i służbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Urzędem kieruje Wójt przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.
3. Kierownicy poszczególnych Wydziałów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań Wydziałów i ponoszą za to odpowiedzialność przed Wójtem.
4. Kierownicy poszczególnych Wydziałów Urzędu są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi.
5. Zasady podpisywania pism przez Wójta i kierowników wydziałów określa załącznik nr 2 do Regulaminu.

§ 15.

1. Urząd działa zgodnie z rocznym planem pracy.
2. Szczegółowe zasady planowania pracy w Urzędzie określa załącznik nr 3 do Regulaminu.

§ 16.

1. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne Wydziały i wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu.
2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa załącznik nr 4 do Regulaminu.

§ 17.

1. Wydziały realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2. Wydziały są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.

Rozdział V
ZAKRESY ZADAŃ WÓJTA, SEKRETARZA GMINY
I SKARBNIKA GMINY.

§ 18.

I. Do zakresu zadań Wójta należy w szczególności:
1. reprezentowanie Urzędu na zewnątrz,
2. prowadzenie bieżących spraw Gminy,
3. podejmowanie czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i wyznaczanie innych osób do podejmowania tych czynności,
4. wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec wszystkich pracowników Urzędu,
5. zapewnianie przestrzegania prawa przez wszystkie komórki organizacyjne Urzędu oraz jego pracowników,
6. okresowe zwoływanie narad z udziałem kierowników poszczególnych jednostek organizacyjnych w celu uzgadniania i ich współdziałania i realizacji zadań,
7. koordynowanie działalności komórek organizacyjnych Urzędu oraz organizowanie ich współpracy,
8. rozstrzyganie sporów pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w szczególności dotyczącymi podziału zadań,
9. udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej,
10. czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywania zadań Urzędu,
11. przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawcy,
12. upoważnianie kierowników Wydziałów lub innych pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
13. przyjmowanie oświadczeń majątkowych od pracowników samorządowych upoważnionych przez Wójta do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych,
14. ogólny nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych,
15. wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa i Regulamin oraz uchwały Rady,
16. organizowanie zadań w zakresie obronności kraju,
17. sprawowanie funkcji Szefa Obrony Cywilnej Gminy
18. sprawowanie funkcji Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego
II. W razie nieobecności Wójta w pracy zastępuje go Sekretarz Gminy.

§ 19.

I. Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu a w szczególności:
1. opracowywanie projektów zmian Regulaminu,
2. opracowywanie projektów podziału Wydziałów na stanowiska pracy,
3. opracowywanie zakresów czynności na stanowiskach pracy,
4. kierowanie pracą Wydziału Organizacyjno – Obywatelskiego,
5. nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie oraz prowadzenie spraw związanych z doskonaleniem kadr,
6. przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,
7. wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników bezpośrednio mu podległych,
8. koordynacja i nadzór nad pracami remontowymi w Urzędzie i zakupem środków trwałych,
9. koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,
10. koordynowanie zadań w zakresie obronności, w tym ogólny nadzór nad działalnością stałego dyżuru
11. wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta.
II. Sekretarz zastępuje Wójta Gminy w czasie jego nieobecności.

§ 20.

Do zadań Skarbnika należy:
1. wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
2. kierowanie pracą Wydziału Finansowego,
3. nadzór i kontrola realizacji budżetu gminy,
4. kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych i udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty,
5. współdziałanie w opracowywaniu budżetu,
6. współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej,
7. wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta.
8. pełnienie funkcji głównego księgowego budżetu Gminy.

Rozdział VI
PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY WYDZIAŁAMI

§ 21.

I. Do wspólnych zadań Wydziałów należy przygotowywanie materiałów oraz podejmowanie czynności organizatorskich na potrzeby organów gminy, a w szczególności:
1. prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
2. pomoc Radzie, właściwym rzeczowym komisjom Rady, Wójtowi i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań,
3. współdziałanie ze Skarbnikiem Gminy przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,
4. przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz i bieżących informacji i realizacji zadań,
5. współdziałanie z Wydziałem Organizacyjno – Obywatelskim w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników danego Wydziału,
6. przechowywanie akt,
7. stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
8. stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,
9. prowadzenie rejestrów skarg, wniosków i listów wpływających do danego Wydziału,
10. prowadzenie rejestru przyjmowanych przez dany Wydział podań kierowanych przez obywateli do innych organów,
11. usprawnianie własnej organizacji, metod i firm pracy,
12. wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Wójta.
13. współpraca w zakresie pozyskiwania środków unijnych i innych pozabudżetowych środków finansowych,
14. realizowanie zadań w zakresie obrony cywilnej kraju, w tym akcji kurierskiej
15. zapewnienie ochrony informacji niejawnych w Urzędzie oraz ochrona systemów i sieci teleinformatycznych.
16. wykonywanie zadań obronnych określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu na czas „W”
II. Ogólne obowiązki kierowników Wydziału jako przełożonych służbowych określa Regulamin Pracy Urzędu.

§ 22.

Zakres działania Wydział Organizacyjno – Obywatelskiego określa załącznik nr 5 do Regulaminu.

§ 23.

Zakres działania Urzędu Stanu Cywilnego określa załącznik nr 6 do Regulaminu.

§ 24.

Zakres działania Wydziału Technicznego określa załącznik nr 7 do Regulaminu.

§ 25.

Zakres działania Wydziału Finansowego określa załącznik nr 8 do Regulaminu.

§ 26.

Zakres działania Wydziału Edukacji określa załącznik nr 9 do Regulaminu.

§ 27.

Zakres działania Radcy Prawnego obejmuje wykonywanie obsługi prawnej Urzędu. Szczegółowy zakres działań objętych pojęciem obsługi prawnej sprawowanej przez radców prawnych określa ustawa z dnia 6 lipca 1982 roku o radcach prawnych (Dz. U. z 2002r., Nr 123, poz. 1059 ze zm.).

§ 28.

Zakres działania samodzielnego stanowiska ds. pozyskiwania środków pozabudżetowych obejmuje:
1. Współpracę z instytucjami wspierającymi działania na rzecz Unii Europejskiej,
2. Inicjowanie udziału Gminy Łączna w otwartych konkursach i programach w celu ubiegania się o dotacje z funduszy zewnętrznych,
3. Przygotowanie i występowanie z wnioskami w sprawie pozyskiwania środków pomocowych z Unii Europejskiej i innych źródeł.
4. Współpracę z merytorycznymi pracownikami w Wydziale Technicznym i Wydziale Finansowym w przygotowywani wniosków o środki pomocowe z Unii Europejskiej oraz innych środków zewnętrznych.
5. Sporządzanie kwartalnych, rocznych i końcowych sprawozdań dotyczących realizowanych inwestycji z finansowaniem.
6. Prowadzenie pełnej dokumentacji dotyczącej pozyskiwania funduszy strukturalnych od chwili złożenia wniosku do rozliczenia zadania.
7. Gromadzenie oraz udostępnianie organizacjom i podmiotom gospodarczym informacji z zakresu możliwości skorzystania z różnych funduszy pomocowych.

§ 29.

Załączniki nr 1-9 do Regulaminu stanowią jego integralną część.

§ 30.

Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od 1 października 2007r.

Załącznik Nr 2
do Regulaminu Organizacyjnego

ZASADY PODPISYWANIA PISM

§ 1.

Wójt podpisuje:
1. zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne,
2. pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
3. pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,
4. odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące kierowników Wydziałów,
5. decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,
6. pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,
7. pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy,
8. pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej,
9. odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
10. pisma zawierające odpowiedzi a postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,
11. inne pisma, jeśli ich podpisywanie Wójt zastrzegł dla siebie.

§ 2.

Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Wójta.

§ 3.

Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i jego zastępca podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań.

§ 4.

Kierownicy Wydziałów podpisują:
1. pisma związane z zakresem działania Wydziałów, nie zastrzeżone do podpisu Wójta,
2. decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach do załatwiania których zostali upoważnieni przez Wójta,
3. pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej Wydziałów i zakresu zadań dla poszczególnych stanowisk.

§ 5.

Kierownicy Wydziałów określają rodzaje pism, do podpisywania których są upoważnieni ich zastępcy lub inni pracownicy.

§ 6.

Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjnych, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.

Załącznik nr 3
do Regulaminu Organizacyjnego

ZASADY PLANOWANIA PRACY

§ 1.

1. Planowanie pracy w Urzędzie Gminy ma charakter zadaniowy i służy sprecyzowaniu zadań nałożonych na poszczególne wydziały oraz wytyczania i koordynacji przedsięwzięć do realizacji tych zadań.
2. Przedmiotem planowania pracy w Urzędzie są ważniejsze problemy i zjawiska wymagające podjęcia działań przez Urząd.
3. Planowanie nie obejmuje zadań bieżących o charakterze rutynowym i powtarzalnym.

§ 2.

1. Roczny plan pracy ustala Wójt dnia 31 grudnia roku poprzedniego.
2. Roczny plan pracy Urzędu obejmuje programy działania poszczególnych Wydziałów oraz zadania Urzędu nie przypisane poszczególnym wydziałom.
3. Sekretarz przekłada Wójtowi w terminie do 1 listopada roku poprzedniego propozycję zadań nie przypisanych poszczególnym wydziałom.
4. Kierownicy poszczególnych wydziałów przekładają Wójtowi i Sekretarzowi w terminie do 15 października roku poprzedniego programy działanie wydziałów.

§ 3.

1. Programy działania wydziałów obejmują w szczególności:
a) zadania wydziału wynikające z zakresu jego działania, określone w regulaminie \,
b) sposób oraz terminy realizacji zadań wydziału,
c) osoby odpowiedzialne za realizację zadań wydziału,
d) wskazanie wydziałów współdziałających w realizacji danego zadania,
e) zamierzenia w zakresie doskonalenia pracy wydziału,
f) plan szkoleń pracowników wydziału.
2. Program działania wydziałów zatwierdza Wójt.

§ 4.

1. Roczny plan pracy Urzędu jest analizowany stosownie do modyfikacji zakresu zadań Urzędu wynikającej ze zmian stanu planowego innych przyczyn.
2. Aktualizacja rocznego planu pracy Urzędu dokonuje Wójt w formie aneksu.

§ 5.

1. Aktualizacja programów działania wydziałów dokonują kierownicy w formie aneksu.
2. Paragraf 3 ust. 2 i § 4 ust. 1 stosuje się odpowiednio.

§ 6.

1. Za terminową i pełną realizację zadań wynikających z rocznego planu pracy Urzędu odpowiada Wójt.
2. Na podstawie materiałów własnych i informacji uzyskanych do kierowników wydziałów, Sekretarz przekłada Wójtowi pisemne sprawozdanie z realizacji rocznego planu pracy Urzędu w terminie do 15 lutego następnego roku.

§ 7.

Za terminową i pełną realizację zadań wynikających z programów działania wydziałów odpowiadają kierownicy.

§ 8.

1. Sekretarz kontroluje na bieżąco realizację rocznego planu pracy Urzędu, w odniesieniu do poszczególnych wydziałów i rozlicza kierowników wydziałów z wykonywania zadań.
2. Kierownicy wydziałów kontrolują na bieżąco realizację programów działania przez podległe wydziały i rozliczają podległych pracowników z wykonania zadań ujętych w tych programach.

Załącznik nr 4
do Regulaminu Organizacyjnego

KONTROLA WEWNĘTRZNA

§ 1.

Kontrola pracowników i poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu dokonywana jest pod względem:
a) legalności,
b) gospodarności,
c) rzetelności,
d) celowości,
e) terminowości,
f) skuteczności.

§ 2.

Celem kontroli jest ustalanie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości. Ustalanie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.

§ 3.

W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli:
1. kompleksowe - obejmujące całość lub obszerną część działalności poszczególnych komórek organizacyjnych lub samodzielnych stanowisk,
2. problemowe – obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienie z zakresu działalności kontrolowanej komórki lub stanowiska, stanowiące niewielki fragment ich działalności,
3. wstępne – obejmujące kontrolę zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania,
4. bieżące – obejmujące czynności w toku,
5. sprawdzające – mające miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej komórki organizacyjnej lub stanowiska.

§ 4.

1. Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanej komórki organizacyjnej Urzędu lub stanowiska, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w § 3.
2. Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego.
3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko, co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: dokumenty, wyniki oględzin, zeznania świadków, opinie biegłych oraz pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych.

§ 5.

Kontroli dokonują:
1. Wójt lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Wójta – w odniesieniu do kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych lub stanowisk,
2. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych w odniesieniu do podporządkowanych im pracowników.
§ 6.

1. Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się, w terminie 14 dni od daty jego zakończenia, protokół pokontrolny,
2. Protokół pokontrolny powinien zawierać:
a) określenie kontrolowanej komórki lub stanowiska,
b) imię i nazwisko kontrolujących (kontrolującego),
c) daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych,
d) określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą,
e) imię i nazwisko kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko,
f) przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole,
g) datę i miejsce podpisania protokołu,
h) podpisy kontrolującego (kontrolujących) oraz kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej albo pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyny odmowy,
i) wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości,
3. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Wójt.

§ 7.

W przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika kontrolowanej komórki lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są obowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 7 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyny.

§ 8.

Protokół sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach - jeden egzemplarz kontrolujący przekazuje, za poświadczeniem odbioru, właściwemu organowi podmiotu kontrolowanego, a drugi włącza do akt kontroli, które następnie niezwłocznie przekazuje organowi kontrolującemu.

Załącznik nr 5
do Regulaminu Organizacyjnego

ZAKRES DZIAŁANIA
WYDZIAŁU ORGANIZACYJNO – OBYWATELSKIEGO

Do zadań Wydziału Organizacyjno – Obywatelskiego należy w szczególności:
1. z zakresu obsługi organizacyjnej oraz kancelaryjno – technicznej:
- przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
- prowadzenie ewidencji korespondencji,
- prowadzenie centralnego rejestru skarg, wniosków, petycji oraz innych pism wpływających do Urzędu,
- przygotowywanie pomieszczeń i obsługa, w tym protokołowanie, spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta lub Sekretarza,
- prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
- nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
- prowadzenie archiwum zakładowego,
- przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Sekretarzem lub kierowanie ich do właściwych wydziałów,
2. z zakresu działań administracyjno – gospodarczych,
- utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
- prowadzenie adaptacji, remontów, napraw i konserwacji budynków Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego,
- zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie biurowe – w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
- prowadzenie magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
- prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,
- ochrona przeciwpożarowa Urzędu,
3. z zakresu obsługi Rady Gminy do Wydziału należy zapewnienie obsługi administracyjnej Rady i jej komisji oraz sprawy kancelaryjno – techniczne, a w szczególności:
- przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Wydziałami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady i jej komisji oraz innych materiałów i obrad tych organów,
- przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę i jej komisje,
- przekazywanie – we współpracy z Sekretariatem - korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
- przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
- podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady, jej komisji i Wójta,
- protokołowanie sesji, posiedzeń, spotkań i zebrań,
- prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i jej komisji,
- prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
- organizowanie – we współpracy z Sekretarzem – szkoleń radnych i członków komisji Rady nie będących radnymi.
4. z zakresu spraw personalnych, kadrowych i osobowych pracowników Urzędu:
- prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
- organizowanie – we współpracy z Sekretarzem – szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
- przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
- koordynowanie urlopów pracowników,
- zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej pracowników Urzędu jako pracodawcy,
- przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
- ewidencja czasu pracy pracowników,
- kompletowanie wniosków emerytalno – rentowych,
5. z zakresy Spraw Obywatelskich:
- ewidencja ludności i dokumentów stwierdzających tożsamość,
- sprawy związane z organizacją zgromadzeń i zbiórek publicznych,
- zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
- ochrona kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji.
6. Prowadzenie działań związanych z profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych na terenie Gminy.

Załącznik nr 6
do Regulaminu Organizacyjnego

ZAKRES DZIAŁANIA URZĘDU STANU CYWILNEGO

Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno – opiekuńczych, a w szczególności:
1. rejestracji urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających na stan cywilny osób,
2. sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,
3. sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
4. przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
5. przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
6. wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu,
oraz:
a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
b) ochrona systemów i sieci informatycznych,
c) współdziałanie z organami wojskowymi,
d) administracji rezerw osobowych, w tym rejestracji, poboru i ewidencji,
e) orzekanie o konieczności sprawowanie bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny, prowadzeniem gospodarstwa rolnego i uznaniem za jedynego żywiciela rodziny,
f) nakładanie obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności,
g) świadczeń na rzecz obrony,
h) zakwaterowanie sił zbrojnych.
7. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego z zakresu spraw obywatelskich należy:
a) ewidencja ludności i dokumentów stwierdzających tożsamość,
b) sprawy związane z organizacją zgromadzeń i zbiórek publicznych

Załącznik Nr 7
do Regulaminu Organizacyjnego

ZAKRES DZIAŁANIA WYDZIAŁU TECHNICZNEGO

1. Prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i koordynacją opracowania studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy.
2. Sporządzenie projektów planów zagospodarowania przestrzennego terenu, podawanie ich treści do publicznej wiadomości.
3. Wydawanie opinii urbanistycznych, zaświadczeń dotyczących zagospodarowania oraz wypisów i wyrysów z miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego.
4. Opiniowanie wstępnych projektów podziału nieruchomości.
5. Wydawanie pozwoleń na użytkowanie obiektów budowlanych.
6. Gospodarowanie nieruchomościami stanowiącymi własność Gminy, w tym:
 tworzenie gminnych zasobów nieruchomości,
 prowadzenia spraw z zakresu ewidencji gruntów gleboznawczej klasyfikacji gruntów oraz rozgraniczenia,
 organizowanie przetargów na zbycie nieruchomości,
 ustalenie opłat za dzierżawę i wieczyste scalania i wymiary gruntów.
7. Prowadzenie spraw dotyczących scalania i wymiarów gruntów
8. Realizacja ustawy o gospodarce nieruchomościami.
9. Uzyskiwanie decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz pozwoleń na budowę dla inwestycji ujętych w budżecie gminy
10. Ustalenie lokalizacji oraz nadzór nad realizacją inwestycji gminnych.
11. Planowanie, nadzór nad budową, konserwacją dróg gminnych. ulic, mostów oraz kontrola nad ich eksploatacją.
12. Nadzór nad utrzymaniem gminnych obiektów użyteczności publicznej oraz obiektów administracyjnych gminy i ich eksploatacja.
13. Planowanie, realizacja oraz nadzór nad eksploatacją oświetleń drogowych na terenie Gminy.
14. Nadzór nad grupami robót publicznych i pracownikami interwencyjnymi.
15. Współpraca z Wojewódzkim Ośrodkiem Doradztwa Rolniczego w Modliszewicach w zakresie ustalania corocznego planu dotyczącego upowszechnienia postępu rolniczego ma terenie Gminy.
16. Współdziałanie ze służbą kwarantanny i ochrony roślin w przedmiocie sygnalizacji pojawienia się chwastów, szkodników w uprawach i nasadzeniach oraz nadzór na ich zwalczaniem.
17. Koordynacja obrotu materiału hodowlanego i oceny użytkowości.
18. Współpraca ze służbą weterynaryjną w zakresie zwalczania chorób zwierzęcych oraz organizacji profilaktyki weterynaryjnej.
19. Współpraca z administracją rządową i podmiotami prowadzącymi gospodarkę leśną w zakresie tej gospodarki.
20. Opracowanie projektów z zakresu ochrony środowiska i gospodarki rolnej, ochrony złóż surowców mineralnych , ochrony przed zanieczyszczeniami oraz dokonywanie kontroli w tym zakresie.
21. Nadzór nad funkcjonowaniem maszyn i urządzeń w aspekcie uciążliwości dla środowiska oraz podejmowanie decyzji w zakresie ich ograniczeniach.
22. Nadzór nad przestrzeganiem przez jednostki organizacyjne i osoby fizyczne przepisów o ochronie środowiska oraz o odpadach.
23. Prowadzeni kontroli w zakresie wysypisk komunalnych i nielegalnych i nielegalnych składów odpadów i nieczystości.
24. Zapewnienie należytego stanu sanitarnego, czystości i porządku na obszarze Gminy.
25. Organizacja, finansowanie i nadzór nad realizacją usług w zakresie oczyszczania Gminy.
26. Egzekwowanie obowiązujących przepisów oraz uchwał rady w sprawie utrzymania czystości i porządku na terenie Gminy.
27. Realizacja spraw z zakresu gospodarki wodnej
28. Prowadzenie spraw nazewnictwa ulic, placów oraz numerów porządkowych nieruchomości.
29. Współpraca z organizacjami kulturalnymi i sportowymi
30. Współpraca z zarządami cmentarzy i opieka nad miejscami pamięci narodowej,
31. Planowanie strategiczne, monitorowanie i aktualizacja Strategii Rozwoju Gminy Łączna,
32. Prowadzenie wszystkich spraw w zakresie inwestycji i remontów realizowanych ze środków gminy.
33. W oparciu o Prawo zamówień publicznych przygotowanie przetargów na inwestycje gminne.

Załącznik nr 8
do Regulaminu Organizacyjnego

ZAKRES DZIAŁANIA WYDZIAŁU FINANSOWEGO

Do zadań Wydziału Finansowego należy:
1. przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwał w sprawie absolutorium dla Wójta,
2. udzielanie pomocy Wójtowi w wykonywaniu budżetu Gminy,
3. zapewnianie obsługi finansowo – księgowej i kasowej Urzędu,
4. uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu Gminy,
5. przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonywania obowiązków z zakresu sprawozdawczości,
6. sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,
7. prowadzenie ewidencji mienia komunalnego,
8. prowadzenie ksiąg rachunkowych,
9. rozliczanie inwentaryzacji,
10. dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
11. przygotowywanie sprawozdań finansowych,
12. dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
13. prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych, podatku rolnego i leśnego oraz innych podatków i opłat pozostających w zakresie właściwości Gminy, a w szczególności:
a) prowadzenie ewidencji podatników i inkasentów,
b) gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,
c) przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat,
d) podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,
e) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,
f) przygotowywanie danych do projektów aktów dotyczących podatków i opłat,
g) przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat.

Załącznik nr 9
do Regulaminu Organizacyjnego

ZAKRES DZIAŁANIA WYDZIAŁU EDUKACJI

Do zakresu działania Wydziału Edukacji należy:

1.Tworzenie warunków do prawidłowego funkcjonowania i pełniejszego wykorzystania istniejących obiektów szkolnych:
1) koordynowanie zadań w zakresie planowania remontów bazy oświatowej w gminie,
2) współdziałanie z kierownikami jednostek organizacyjnych w celu pozyskiwania środków na poprawę standardu obiektów placówek i instytucji oświaty,
3) prowadzenie szerokiej działalności informacyjnej i promocyjnej o osiągnięciach i dorobku w dziedzinie oświaty,
4) projektowanie obwodów szkolnych.
2. Wnioskowanie w sprawach tworzenia, łączenia, likwidacji lub reorganizacji jednostek organizacyjnych w dziedzinie oświaty oraz przygotowywanie dokumentów z tym związanych.
3. Opiniowanie lub przygotowywanie projektów statutów, regulaminów gminnych jednostek organizacyjnych oświaty oraz opiniowanie arkuszy organizacyjnych placówek oświatowych (przedszkola, szkoły podstawowe, gimnazja) oraz przygotowywanie projektów uchwał dotyczących oświaty, wnoszonych pod obrady Rady Gminy w Łącznej oraz projektów zarządzeń Wójta Gminy Łączna
4. Przygotowywanie materiałów do cząstkowej oceny dyrektorów placówek oświatowych zgodnie z Kartą Nauczyciela.
5. Przygotowywanie konkursów na stanowiska dyrektorów gminnych jednostek oświatowych,
6. Prowadzenie dokumentacji kadrowej dyrektorów placówek oświatowych,
7. Wstępna ocena wniosków w sprawie podziału i kierunków wydatkowania środków zarezerwowanych w budżecie na:
1) stypendia i nagrody dla uczniów,
2) nagrody dla nauczycieli,
3) dofinansowanie dokształcania nauczycieli,
4) dowóz uczniów do szkoły
8. Pomoc w zakładaniu i prowadzeniu placówek oświatowych, prowadzenie ewidencji placówek niepublicznych oraz ich dotowanie,
9. Kontrola i prowadzenie ewidencji spełniania obowiązku szkolnego oraz obowiązku nauki przez młodzież w wieku 16-18 lat.
10. Sprawowanie nadzoru w zakresie prawidłowej działalności szkół podstawowych, gimnazjów i przedszkoli :
1) opracowanie na dany rok budżetowy projektu rozdziału środków finansowych na poszczególne jednostki organizacyjne oświatowo – wychowawcze w oparciu o projekty planów składanych przez dyrektorów tych placówek,
2) planowanie na dany rok budżetowy dotacji dla szkół niepublicznych prowadzonych przez inne osoby prawne lub fizyczne w oparciu o informację dyrektorów o ilości uczniów w tych szkołach,
3) analiza racjonalności wykorzystania środków finansowych oraz prawidłowości gospodarowania powierzonym tym jednostkom mieniem,
4) sporządzanie zbiorczej sprawozdawczości GUS i MENiS.
11. Współdziałanie z Kuratorem Oświaty w zakresie przygotowania do realizacji przez organy gminy innych zadań wynikających z ustawy o systemie oświaty i Karty Nauczyciela.
12. Prowadzenie spraw związanych z przeprowadzeniem egzaminów na nauczyciela mianowanego.
13. Przechowywanie dokumentów archiwalnych po zlikwidowanych jednostkach oświaty,
Interwencje w sprawach, w których naruszane jest prawo oświatowe,
15. Pomoc w przygotowywaniu imprez i uroczystości gminnych,
16. Wykonanie obowiązków w zakresie świadczenia pomocy materialnej
o charakterze socjalnym,
17. Prowadzenie bazy danych oświatowych obejmujące zbiory danych, zgodnie z obowiązującą od 1 stycznia 2005r. ustawą z dnia 19 lutego 2004 r. o systemie informacji oświatowej (Dz. U. Nr 49, poz. 463) ,
18. Promocja jednostek oświaty.

Data wprowadzenia: 2008-01-10 10⁵⁰
Data upublicznienia: 2008-01-10
Art. czytany: 3665 razy

Wiadomość wprowadził: Krzysztof Pastuszka

» Pokaż rejestr zmian dla danej wiadomości

Urząd Gminy Łączna
Czerwona Górka 1B
26 - 140 Łączna

tel. 041/25 - 48 - 960
fax. 041/25-48-977

Godziny otwarcia:
Poniedziałek
7.30-16.00
Wtorek - Czwartek
7.30-15.30
Piątek
7.30-15.00

Kasa czynna:
poniedziałek - piątek
8.00-13.30

ePUAP – adres skrytki podawczej: /09v7jfy1xv/SkrytkaESP

Starostwo Powiatowe
w Skarżysku-Kamiennej
www.spskarzysko.bip.doc.pl

Dziennik Ustaw
http://dziennikustaw.gov.pl
Monitor Polski
http://monitorpolski.gov.pl

Urząd Gminy Łączna